Аутсорсинг бухучета: для чего он и кому нужен

Аутсорсинг бухгалтерских услуг заключается в делегировании работы штатной бухгалтерии специалистам из специализирующейся на бухучете компании. Основная цель аутсорсинга — избавить хозяйствующий субъект от непрофильной функции, передав ее провайдерам бухгалтерских услуг.

По информации NeoAnalytics в России количество ИП и юрлиц, передавших бухучет полностью либо частично на аутсорсинг, не превышает 1 млн., что составляет 15% от общего числа действующих хозяйствующих субъектов. Для сравнения в Европе этот показатель больше десяти лет назад достигал 86%, а в США — 92%. По мнению аналитиков, такой разрыв объясняется недоверием бизнеса к бухфирмам либо непониманием положительных сторон аутсорсинга. В связи с этим специалисты компании Самитов Консалтинг решили рассказать об основных достоинствах внешней бухгалтерии.

Для чего нужен аутсорсинг бухучета, его положительные стороны

Большинство собственников бизнеса, обращаясь в нашу компанию, объясняют передачу бухучета на аутсорсинг желанием сэкономить средства, расходуемые на содержание бухгалтерского отдела. Но кроме экономии аутсорсинг способствует усилению конкурентоспособности компании, снижению финансовых рисков, а главное — у собственников бизнеса появляется больше времени для развития своей компании, так как не нужно отвлекаться на проблемы бухучета.

Среди достоинств внешней бухгалтерии можно выделить:

1. Эффективный учет. В штате бухгалтерских фирм состоят только высококвалифицированные специалисты: главбухи, расчетчики, внутренние аудиторы, казначеи. Усиленная система внутреннего контроля на каждом участке бухучета устраняет недочеты и риски доначислений.

2. Непрерывный процесс учета. После передачи бухучета на аутсорсинг собственнику бизнеса не придется беспокоиться о том, что главбух или другой специалист из бухгалтерии уволится, заболеет, уйдет в очередной или декретный отпуск.

3. Качество бухучета и отчетности. Крупные игроки рынка аутсорсинга дают своим клиентам гарантии, которые подтверждаются материальной ответственностью. Высокие показатели качества достигаются за счет высококвалифицированных сотрудников, четкого разграничения функций, автоматизации системы учета и проактивного взгляда на налоговое планирование.

4. Заказчик понимает, за что платит. Фирма-аутсорсер берет оплату за определенные услуги и клиент знает, какой их объем оплачивает и что получит в итоге.

5. Финансовые гарантии. Крупные аутсорсеры страхуют свою профессиональную ответственность. Сумма страхового вознаграждения может достигать нескольких десятков миллионов рублей. Клиент получит деньги в случае, если по вине аутсорсера ему придется заплатить штраф, пени, доначисленные суммы и прочее. Это важнейшая особенность, отличающая аутсорсинг от штатной бухгалтерии.  

Кто может работать на аутсорсинге

Передавать бухучет на аутсорсинг имеет смысл, если компания не проводит «серых» операций и сдает «белую» отчетность. Основными потребителями услуг выступают:

1. Стартапы. После регистрации хозяйствующего субъекта собственники бизнеса стараются как можно больше сил и времени отдать на развитие. В этом случае аутсорсинг бухучета станет отличным решением, так как бизнесменам не нужно отвлекаться на вспомогательные функции. Кроме того, им не придется переживать о качестве получаемых услуг.

2. Бизнес с иностранным участием. За рубежом бухгалтерский аутсорсинг используется практически повсеместно, выгоды от него в Европе и США очевидны. При открытии иностранных «дочек» в нашей стране бизнесмену привычнее и удобнее воспользоваться услугами профессионалов, чем самому разбираться в особенностях российского законодательства.

3. Небольшие компании и ИП. Аутсорсинг бухучета будет способствовать оптимизации затрат хозяйствующего субъекта. Не нужно платить зарплату штатным бухгалтерам, одни из которых перегружены работой, а другие – праздно проводят время.

4. Холдинги. Крупные компании со сложной спецификой деятельности и учетом часто пользуются услугами аутсорсеров, передавая им наиболее сложные и трудозатратные участки. Так бизнесмены снижают операционные издержки и экономят на инфраструктуре.

5. Юрлица со специфическим характером деятельности. Такие компании требуют углубленных специализированных знаний в определенной сфере. Найти специалиста, отвечающего таким условиям, сложно, и услуги его будут стоить дорого. Имеет смысл передать бухучет на аутсорсинг, так как в штате специализированных бухкомпаний работают специалисты с узкой специализацией в различных отраслях деятельности.

6. Сезонная деятельность. Юрлицам и ИП, работающим посезонно, нет смысла держать бухгалтера круглый год. По этой причине представители гостиничного бизнеса, компаний агропромышленного комплекса, некоторых секторов пищевой промышленности часто пользуются услугами бухгалтерского аутсорсинга.

7. Компании с несколькими учредителями. Передача бухучета на внешнее управление сделает процесс учета прозрачным и предоставит каждому учредителю одинаковый доступ к информации финансового характера.

Кому не нужно думать об аутсорсинге

Некоторым компаниям аутсорсинг не рекомендуется использовать:

1. Если руководитель хозяйствующего субъекта привык работать по-старинке. Имеется в виду, что бухгалтеры должны находиться в офисе и распоряжения им руководитель хочет отдавать, глядя в глаза. В такой ситуации аутсорсинг будет нарушать привычные устои и выведет из зоны комфорта.

2. Нестандартный подход к учету. Крупные аутсорсинговые компании работают по четким алгоритмам, в которых каждый учетный процесс грамотно спроектирован и отлажен, большая их часть автоматизирована. Если заказчик захочет, чтобы профессиональные аутсорсеры «перекроили» систему под его требования, то это будет стоить больших денег.

3. Юрлицо работает в теневом секторе экономики. Сделки заключаются с техническими компаниями.

Случаи, при которых аутсорсинг бухучета необходим

Нередко к нам за помощью обращаются руководители компаний, попавших в безвыходное положение, когда осложнения уже начали проявляться:

1. Главный бухгалтер ушел на больничный из-за серьезной болезни либо уволился. Особенно остро встает проблема, если это происходит в период сдачи отчетности или после начала налоговой проверки.

2. В ходе проверочных мероприятий фискалы выявили ошибки, выписали компании штраф и заблокировали ее счета.

3. Независимые аудиторы обнаружили в отчетности бухгалтерии ошибки, угрожающие дальнейшей деятельности юрлица.

4. За мошеннические действия бухгалтер был уволен либо ушел самостоятельно, прихватив с собой всю учетную документацию перед проверкой.

5. На бухгалтеров жалуются контрагенты, отказываясь от дальнейшего сотрудничества из-за их оплошностей и медлительности.

6. Бухгалтеры не срабатываются с главбухом, из-за постоянной текучки не соблюдается непрерывность учета, не проводятся обязательные выплаты, сроки сдачи отчетности срываются.

При появлении проблем такого характера собственники бизнеса и руководство начинает задумываться о замене бухгалтеров либо делегировании бухгалтерии на аутсорсинг. Но где гарантии, что с новыми штатными сотрудниками не возникнут похожие сложности? При наличии таких сомнений единственно верным вариантом будет обращение в компанию, специализирующуюся на ведении бухучета.

Когда нужно подумать об аутсорсинге бухучета

Выделяется несколько признаков, по которым можно понять, что штатная бухгалтерия «тормозит» развитие компании:

1. Бухгалтеры избегают ответственности и ограниченно понимают свою функцию. Считают, что их работа заключается исключительно в начислении заработной платы, уплате налогов, сдаче отчетности и прочее.

2. Бухгалтеры действуют, как требуют налоговики. В процессе общения с инспекторами ведут себя пассивно, не отстаивают интересы компании.

3. Бухгалтерия стала исполнять исключительно учетные функции. Получить от нее консультацию по вопросам, выходящим за рамки налогового и бухучета, невозможно.

4. Бухгалтер не хочет меняться вместе с компанией, продолжая работать, как раньше, не учитывая новых требований.

Найти бухгалтера, отлично знающего систему налогообложения и бухгалтерию, а также иные схожие вопросы, всецело вникающего в деятельность компании практически невозможно. А вот найти ответственного аутсорсера с командой высокопрофессиональных бухгалтеров вполне реально. Они сделают все необходимое для развития вашего бизнеса.

Разновидности аутсорсинга бухучета

Бухфирма в рамках аутсорсинга может взять на себя всю работу бухгалтерского отдела либо отвечать за обслуживание конкретных участков. Часто на аутсорсинг передают лишь функции главбуха, оставляя штатных бухгалтеров работать на месте. Крупные бухкомпании предлагают широкий спектр услуг, их перечень определяется заказчиком.

1. Консультации

Даже у высококвалифицированного бухгалтера могут возникнуть вопросы, например, относительно оформления сделок по экспорту-импорту товаров. Зачастую на консультации приходят руководители, которые хотят проконтролировать бухгалтеров.

2. Аутсорсинг определенных участков

Внешнему бухгалтеру можно передать не весь бухучет, а лишь определенные функции. Это снизит загруженность штатной бухгалтерии, избавит сотрудников от обязательств по выполнению однотипных операций, не требующих особой квалификации. Чаще всего на аутсорсинг передаются следующие участки:

• начисление заработной платы;

• кадровый учет

• операции по кассе;

• работа с первичной документацией;

• расчеты с подотчетными лицами;

• авансовые отчеты;

• операции по ВЭД

• расчеты с контрагентами.

3. Комплексные бухгалтерские услуги

Если заказчик передает аутсорсеру всю бухгалтерию, отказываясь от услуг штатных специалистов, то внешняя бухгалтерия будет заниматься всеми учетными операциями, расчетом налогов, начислением заработной платы, отчетностью в ФНС и другие органы, формированием платежной документации, обработкой и хранением первички и прочее. Пакет комплексных услуг также может дополняться работой по налоговой оптимизации, внедрению ЭДО, модернизации учетной системы. Это отдельный функционал, за который придется доплатить отдельно.

4. Передача функций главбуха

В нашу компанию часто обращаются руководители, желающие оставить штатную службу бухгалтеров, а на удаленное управление передать лишь функции главбуха. В этом случае мы помогаем правильно наладить и формализовать процессы по учету.

При выборе необходимой разновидности аутсорсинга необходимо исходить из финансовых возможностей компании, особенностей ее деятельности и готовности руководства передать на внешнее управление бухгалтерию.

Стоимость аутсорсинга бухучета

При составлении прайса аутсорсинговые компании могут брать за основу различные показатели. Чаще всего стоимость услуг определяется количеством хозяйственных операций, совершенных за месяц обслуживания, также цена может зависеть от системы налогообложения клиента. Некоторые бухфирмы формируют стоимость своих услуг в зависимости от выручки клиента.

На итоговую сумму в чеке оказывают влияние следующие показатели:

• налоговый режим заказчика; количество первичной документации; 

• численность персонала;

• специфика учета;

• вид учетной системы заказчика и необходимость использования другого ПО.

Аутсорсинг предполагает оплату определенного объема выполненных за месяц работ, а не количество бухгалтеров, работающих на компанию. То есть, заказчик платит за определенные услуги.

В чем выгода аутсорсера

Ведущие игроки рынка аутсорсинговых услуг тратят огромные суммы денег на оплату труда специалистов высокого класса, на повышение их квалификации, аттестацию, внутреннюю систему аудита, автоматизацию процессов учета, на страхование профессиональной ответственности, на сохранность информации о клиенте и прочее. Поэтому многие задаются вопросом о том, на чем они зарабатывают? Крупные аутсорсинговые компании добиваются успеха за счет грамотного построения следующих процессов:

1. Четкого разделения труда. Высококвалифицированные сотрудники настраивают процессы, по которым работает более дешевый персонал. Руководство занимается разработкой процессов и учетной политики. Главбухи ответственны за работу учетчиков, кадровиков, за обработку первички и валютный банк. Сотрудники IT-отделов занимаются интеграцией с IT-системой заказчика, настройкой процессов обслуживания, принимают 1С на хостинг.

2. Грамотный подбор персонала. Для выполнения трудоемких и механических операций в рамках бухгалтерского аутсорсинга нанимаются специалисты из различных субъектов страны, которые просят за свои услуги более скромную сумму, по сравнению с бухгалтерами из столицы. Вместе с тем, стандартизированная система испытаний и адаптации сотрудников позволяет принимать на работу только лучших специалистов.

3. Производительность труда. Каждое действие специалиста регламентируется и закреплено в Инструкциях. Каждый работник действует по заранее разработанному алгоритму.  

4. Высокий уровень автоматизации. Ведущие аутсорсеры стремятся автоматизировать как можно больше учетных процессов с целью их упрощения и удешевления, они становятся более понятными заказчикам и самим бухгалтерам:

• взаимодействие с банком;

• ПО для учета;

• взаимодействие с ОФД;

• облака с бэкапами;

• Личные кабинеты заказчика и его сотрудников;

• объединение Service Desk и мессенджеров.

Основные тренды отечественного аутсорсинга

Ежегодно аутсорсинг бухучета все больше начинает пользоваться спросом среди представителей бизнесе с любыми объемами деятельности. Как свидетельствуют исследования RAEX ЗА 2019, доля хозяйствующих субъектов, воспользовавшихся услугами аутсорсинга бухучета, увеличилась на 12%. Причем тенденции на российском рынке аутсорсинга совпадают с мировыми.

1. Роботизация процессов. Для удешевления процесса обслуживания работа, которая выполняется специалистами с низкой квалификацией, передается роботам.

2. Недостаток экспертов своего дела. Компания легко может найти рядового специалиста, чего нельзя сказать о руководителе финансового отдела. В такой ситуации аутсорсеры находятся в более выигрышном положении благодаря четкой программе повышения квалификации и аттестации сотрудников.

3. Высокий уровень защиты данных. Выбирая провайдера, потенциальные заказчики первым делом проверяют сертификаты по информационной безопасности.

4. Рост качества услуг. Ежегодно возрастающий уровень доверия аутсорсерам способствует накоплению опыта для более эффективного управления процессом учета и повышения качества предоставляемых услуг.

5. Увеличение спроса на аутсорсинговые услуги. Нельзя не отметить тот факт, что самоизоляция способствовала развитию рынка аутсорсинга в России:

• собственники бизнеса стали понимать, что бухгалтерия может работать удаленно, специалистам необязательно быть в одном здании;

• на рынке аутсорсинга сегодня работают только сильные компании, сумевшие в период ограничений обеспечить непрерывный процесс учета для клиентов;

• за время самоизоляции собственники бизнеса оценили возможности штатных бухгалтеров оперативно перенастраивать учетные процессы в зависимости от постоянно меняющихся условий, и эта оценка позволила посмотреть в сторону аутсорсинговой бухгалтерии с большей заинтересованностью.

Чем отличается аутсорсинг от бухгалтеров в штате

Преимущества удаленной бухгалтерии перед штатной состоят в следующем:

1. Оптимизация процессов бухучета, что позволяет собственникам и руководителям сосредоточить свои силы на решении бизнес-задач.

2. Качество отчетности и правильность начисления налогов, заработной платы и прочих выплат гарантируется.

3. Расширение полномочий и риск-ориентированный подход. Бухгалтерские компании не только ведут бухучет заказчика, но и следят за уровнем налоговой нагрузки, контролируют дебиторку и кредиторку, кассовые операции и прочее.

4. Сокращение налоговых рисков и опасности приостановки деятельности.

5. Учетный процесс регламентируется, что позволяет добиться непрерывного и качественного учета, и облегчает контроль со стороны заказчика.

6. Отсутствуют риски того, что главбух или иной специалист перестанет исполнять свои функции. Бухкомпании обеспечивают взаимозаменяемость персонала.

7. Снижение затрат на содержание штата бухгалтеров: на их заработной плате, налогах на нее, на отпускных, больничных, на аренде помещения, обустройстве рабочего места, покупке ПО.

8. Аутсорсер страхует профессиональную ответственность. То есть, если по вине провайдера фирме придется платить штрафы, пени и нести прочие убытки, он их компенсирует.

Выбор аутсорсера

Перевод бухучета на аутсорсинг повлияет на всю работу компании, на ее показатели деятельности. Поэтому необходимо сформировать план по переходу на внешнюю бухгалтерию. Прежде всего, следует задуматься о выборе бухгалтерской фирмы.

Стоит отдавать предпочтение крупным провайдерам, так как качество их услуг существенно лучше, чем у ИП и небольших фирм. Это объясняется более широкими возможностями по подбору квалифицированных кадров, автоматизации процессов учета, приобретению ПО последнего поколения и прочее.

При выборе провайдера рекомендуем изучить рейтинг «Эксперт РА». В десятке лидеров присутствуют лишь аутсорсеры, оказывающие услуги не менее 10 лет. Также стоит обратить внимание на следующие показатели:

• размеры фирмы, период ее работы, клиентская база, наличие официального сайта и офиса;

• наличие рекомендательных писем от заказчиков;

• наличие в штате экспертов в налогах, юристов, адвокатов, аудиторов с высокой квалификацией;

• образцы договоров, по которым можно определить уровень ответственности провайдера и суммы выплат;

• тщательное регламентирование учетных процессов в Инструкциях, что повышает качество обслуживания

• уровень технологичности, то есть, необходимо узнать, как первичка учитывается в системе, как она проверяется и хранится, чем обеспечивается защита и сохранность данных, создаются ли резервные копии и прочее;

• наличие сертификатов, подтверждающих информационную безопасность и гарантирующих конфиденциальность сведений клиента;

• быстрота реагирования на запросы заказчика, когда нужно выехать к нему, провести удаленную консультацию;

• срок действия и условия полиса страхования ответственности (лучшим решением будет индивидуальный расширенный полис).

Также необходимо помнить, что на сегодняшний день отсутствует единый стандарт бухгалтерского аутсорсинга. Поэтому даже крупные бухкомпании могут предлагать услугу с одинаковым названием и различным наполнением. Поэтому необходимо до подписания договора выяснять, какие именно действия будут совершаться провайдером для выполнения той или иной операции.

Далеко не каждый аутсорсер сможет отвечать всем представленным выше требованиям. Но для максимального снижения бизнес-рисков необходимо искать провайдера, у которого имеются для этого достаточные ресурсы.

Также стоит учесть, что у различных провайдеров даже в составе одинаковых услуг могут наблюдаться различные варианты обслуживания. Например, одни аутсорсеры предлагают заказчикам неограниченное количество консультаций, а другие ограничивают их по времени или числу, по форме (устные или письменные).

Итоги

Аутсорсинг бухучета сегодня представляет собой высокотехнологичный сервис, который предлагают бухфирмы. Добиться такого качества и автоматизации процессов учета в рамках штатной бухгалтерии очень сложная задача, требующая значительных финансовых вливаний. По этой причине бухучет следует передать на удаленное управление, оставив в компании только ключевые функции.

Компания Самитов Консалтинг предлагает свои услуги по удаленному бухгалтерскому обслуживанию. Обратившись к нам, вы можете не беспокоиться о процессе учета, и переключиться на решение более важных для бизнеса задач. Мы гарантируем качество своих услуг и предоставляем инструменты для контроля учетных процессов. Если у вас остались вопросы, вам достаточно написать нам в мессенджер либо заказать обратный звонок. Наши специалисты свяжутся с вами и расскажут обо всех деталях сотрудничества.