Сотрудничество с самозанятыми подрядчиками и оформление договорных отношений с заказчиками

К нам обратился руководитель отдела конструкторского бюро при институте. Он оформлен в институте по ТК и зарегистрировал ИП в феврале 2021 года на УСН 6%. В его подчинении трудятся 12 сотрудников, которые работают примерно по 10 часов в неделю. Институт дает заказ отделу, которым по сути руководит ИП, и сотрудники начинают его выполнять. После сдачи заказа институт перечисляет отделу деньги, а руководитель их делит между сотрудниками с учетом вклада каждого из них. То есть, сотрудники института работают на ИП неофициально, а расплачивается он с ними деньгами, которые перечисляет институт. Если от него заказов нет, то ИП переводит деньги на личные карты сотрудников 1-2 раза в месяц не больше 50 000-80 000 рублей. Также ИП может снять 100 000 со своего счета и раздать сотрудникам. Доходы ИП за месяц составляют от 500 000 до 1 млн. рублей. Заказчиками являются юрлица, в тендерах ИП не участвует, ведется чисто коммерческая деятельность.

У ИП есть четыре постоянных заказчика, с которыми каждый месяц подписываются акты выполненных работ. В каждом документе указывается, что оплата поступила за 400 отработанных человекочасов. То есть, учитывая официальное отсутствие сотрудников в ИП, он ежемесячно подписывается под тем, что отработал 1600 человекочасов. Клиент обратился к нам, так как хочет оформить несколько сотрудников и обезопасить себя от рисков со стороны ФНС и 115-ФЗ.

Клиент работает с двумя типами договоров:

• рамочный, в котором устанавливается стоимость человекочаса;

• на оказание услуг, который заключается для выполнения конкретных видов работ по ТЗ.

Если с последним все понятно – он заключается в соответствии со всеми законодательными нормативами, то рамочный договор требует внимания. После его изучения наш бухгалтер дала рекомендации по внесению корректировок. Клиенту было указано на то, что в договоре должно четко определяться ТЗ, как приложение, также необходимо указывать, что является результатом работ и их стоимость. Но клиент настаивал на том, что у сторон договора зачастую отсутствует возможность четко сформировать ТЗ, так как изначально никто не знает, что именно придется делать для выполнения заказа.

Например, заказчику необходим станок определенной марки, но его конкретных параметров он не представляет. В этом случае сотрудникам ИП необходимо добраться до станка, разобрать его и изучить внутреннее строение. Только после этого формируются сроки выполнения заказа и его стоимость. Также нередки случаи, когда ТЗ вообще давалось в устной форме по телефону либо направлялось по телекоммуникационным каналам связи. Наш специалист настоятельно рекомендовала исключить из практики ТЗ в устной форме. Для решения такой проблемы было предложено оформлять все устные пожелания заказчика в письменной форме и направлять ему на согласование.

В ходе консультации также рассмотрели акт выполненных работ на рамочный договор и ТЗ. Наш бухгалтер посоветовала внести некоторые правки в документы, например, в ТЗ не указывалась дата выполнения работ, которая в обязательном порядке должна присутствовать, если ее нельзя установить, то следует описать принцип определения сроков.

Что касается сотрудников, то по факту они являются фрилансерами, поэтому их можно оформить самозанятыми, если их доход за год не превысит 2,4 млн. рублей. В ходе консультации клиенту были даны определенные рекомендации по оформлению статуса самозанятого и по сотрудничеству с такими гражданами.

Клиент задумывается о том, чтобы взять в штат нескольких сотрудников. Бухгалтер объяснила особенности оформления трудовых отношений, рассказала о необходимости сдачи отчетности, налогообложении, организации кадрового учета и прочее.

Клиент задал вопрос о выводе наличности с расчетного счета. Ему объяснили, что ИП никто не запрещает снимать деньги. Но с недавнего времени банки стали использовать систему так называемого «светофора», поэтому не стоит злоупотреблять переводами между счетами физлиц и снятием наличности.

В завершение консультации клиент поинтересовался, что дает мораторий на проверки ФНС? Налоговая не будет проверять ИП, но данный запрет не распространяется на банки, которые могут в любой момент времени проверить ИП на соблюдение ФЗ №115 на сотрудничество с самозанятыми и обналичку.

Если у вас возникли трудности похожего характера или иные проблемы с бизнесом, обращайтесь к нам. В компании Самитов Консалтинг трудятся опытные бухгалтеры и юристы, способные решить даже самые сложные и нестандартные задачи. Для начала сотрудничества вам достаточно написать нам в онлайн-чат либо заказать обратный звонок. Наши менеджеры быстро выйдут на связь.