Программы и сервисы бухучета: что они реально могут

Сегодня сервисы для бухучета пользуются большой популярностью среди представителей малого бизнеса. «Покупайте наш софт, и вам не придется думать о том, что такое бухучет. А налоги будут начисляться нажатием одной кнопки» – об этом кричит реклама на каждом углу. Так ли все прекрасно на самом деле, рассказывает эксперт компании Самитов Консалтинг.

1. Что реально могут делать эти сервисы? Какие задачи можно решать с их помощью?

Назначение бухгалтерских сервисов заключается  в облегчении работы бухгалтеров и минимизации количества ошибок в учете. Благодаря бухгалтерскому софту пользователи успевают выполнять большое количество сложных задач, не тратя время на процессы, которые проходят в автоматическом режиме. В частности, для оформления всех необходимых проводок и проведения начислений пользователю достаточно просто заполнить первичку (кассовые приходники и расходники, платежки, накладные и прочее).

Сервисы бухучета ускоряют и упрощают процессы начисления заработной платы, расчета с кредиторами и дебиторами, учета кассовых операций, движения основных средств и денег по счету и прочее. Также с помощью бухгалтерских программ можно отчитываться перед ФНС, соцфондом, банками и прочими проверяющими структурами.

2. Эти сервисы для бухгалтеров или предпринимателей?

Среди пользователей бухгалтерских программ есть как предприниматели, так и бухгалтеры средних и крупных компаний. Сервисы активно развиваются для привлечения все большей аудитории. В итоге предприниматели могут работать в программах, которые обеспечивают самостоятельное ведение учета. А бухгалтеры пользуются продуктами, обеспечивающими профессиональный учет.

В связи с тем, что малому бизнесу проблематично содержать  штатную бухгалтерию, он и стал основным пользователем сервисов для бухучета. Особую популярность они приобрели у следующих категорий бизнесменов:

• упрощенцы, которые платят налоги с доходов;

• коммерсанты, у которых вся прибыль поступает на расчетный счет;

• предприниматели, которые платят взносы только за себя;

• ИП, которые не используют онлайн-кассы.

Чем объясняется такая востребованность бухгалтерского софта именно среди этих категорий? Простотой учета и меньшим количеством хозяйственных операций в сравнении с другими системами налогообложения или видами деятельности.  Ведь при наличии сотрудников, использовании ОСНО или онлайн-кассы в работе, увеличивается количество отчетности и операций. И здесь уже без специальных знаний не обойтись.    

3. Реально ли автоматизировать бухучет на 100%?

Сервисы для бухучета постоянно совершенствуются, но пока они не могут обеспечить на 100% автоматизированный учет. Рассчитать налоги нажатием одной кнопки не получится. Все равно вам придется вводить учетную документацию, проверять введенные операции и правильность расчета налогов. А при необходимости корректировать начисления.

Максимальная автоматизация потребует дополнительных вложений. Она целесообразна при большом штате бухгалтерии, если планируется увеличение финансовых операций, а также при наличии в компании программиста 1С и методолога. Эти специалисты обеспечат разработку и поддержку решений. Также высокой степени автоматизации учетных процессов добиваются аутсорсинговые компании, что позволяет им одновременно вести больше проектов.

Как видно, автоматизация бухучета требует финансовых вложений, которые не могут себе позволить начинающие предприниматели и небольшие компании. Но использовать бухгалтерский софт для начисления налогов и формирования отчетности можно. А для этого нужна хотя бы минимальная база знаний по учетным процессам.

4. Какие заблуждения у предпринимателя есть насчет сервисов по бухучету?

Многие бизнесмены уверены, что бухгалтерские программы автоматизируют учетные процессы настолько, что можно вообще не обращаться к специалистам и не иметь специальных знаний. Это далеко не так. Автоматизируются только однотипные, часто повторяющиеся операции. Но совсем обойтись без участия человека нельзя. Ведь кому-то надо проводить поступление, списание денег, расчеты с контрагентами, кредиторами, вести учет операций и прочее.      

К нам не раз обращались бизнесмены, которые понадеялись на сервисы учета от банков. Кажется, что это удобно, есть много бесплатных продуктов. Но если их неправильно настроить, учет пойдет насмарку. Например, в доходы упрощенца могут попасть суммы, внесенные им на расчетный счет, доходы от бизнеса на другой системе налогообложения и прочее.

5. Что надо учесть при выборе программы для себя?

Прежде всего, нужно учесть специфику деятельности. Советую заранее обдумать, чего вы хотите от бухгалтерской программы, какие задачи она должна решать. Все свои мысли лучше изложить письменно. Готового решения для вашего бизнеса может не найтись. В этом случае потребуется доработка.

На рынке сегодня очень много новинок и зарекомендовавших себя вариантов. Что из этого выбрать? Советую отдавать предпочтение популярным сервисам. Для работы в них вы сможете без труда найти программиста или бухгалтера для консультаций. С новинками в этом вопросе будет сложнее. Но последние могут включать в себя интересный функционал, который отсутствует в обкатанных вариантах.

6. Плюсы и минусы этих программ

Начнем с положительной стороны бухгалтерских сервисов:        

• не потребуется покупать и устанавливать на ПК дополнительные программы;

• безопасность и конфиденциальность обеспечиваются хранением важной информации на сервисах с высоким уровнем защиты;

• простой и доступный интерфейс, понятный пользователю без специальных знаний;

• нет привязки к рабочему месту;

• низкая стоимость;

• сформировать и отправить документы можно в пару кликов.

А теперь рассмотрим негативные моменты:

• ошибки в учете, за которые вы будете отвечать, а не бухгалтер;

• для быстрого освоения сервиса и работы без ошибок пользователю нужны хотя бы минимальные знания в бухучете;

• любой бизнес сопровождается какими-либо изменениями (найм сотрудников, оформление аренды и прочее), а здесь без услуг бухгалтера не обойтись.

Как видно, бухгалтерские сервисы не способны заменить труд бухгалтера. Его участие обязательно, если вам нужен достоверный учет, исключающий ошибки и штрафы от контролирующих органов. Однако если вы не готовы взять в штат бухгалтера, отличным решением станет передача учета на аутсорсинг. Компании, предлагающие такие услуги, отвечают деньгами за качество учета и гарантируют его достоверность. Да, придется немного больше заплатить. Но поверьте, на штрафы и недоимки вы потратите намного больше.