Как безопасно разобраться с авансовыми отчетами

Сотрудник потерял кассовый чек

Чеки хранятся в фискальном накопителе в течение 30 дней. Соответственно, если подотчетник или бухгалтер потерял его, вы всегда можете получить дубликат. Просто попросите продавца или исполнителя услуг найти и распечатать потерявшийся чек (п. 4 ст. 4.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Продавец также может получить копию чека у оператора фискальных данных.

Запросить дубликат достаточно просто. Вам нужно написать на имя директора организации-продавца заявление, в котором указать дату и время покупки, сумму и наименование приобретенных товаров. Посмотрите образец заявления.

Образец заявления о получении дубликата чека

Важно учесть, что продавец не обязан выдавать дубликат утерянного чека. По сути это жест доброй воли, то есть он может пойти навстречу покупателю и выдать копию чека, а может этого не делать.

Что делать, если продавец отказывается восстанавливать чек? В таком случае покупателю рекомендуется не учитывать стоимость покупки в налоговых расходах.

Использование электронных чеков позволяет избежать таких проблем. Сотруднику просто нужно дать кассиру адрес электронной почты, на который тот отправит чек. Правда, если позволяет функционал кассы.

Электронный чек имеет юридическую силу бумажного документа, поэтому его можно распечатать и использовать для подтверждения расходов (п. 4 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ).

Работник в долгой командировке — можно сдавать промежуточные отчеты?

При длительных командировках, например на полгода и дольше, авансовые отчеты работник вправе представлять так часто, как решит руководство. Законодательство в данном случае не устанавливает каких-либо конкретных временных рамок.

Чтобы составлять промежуточные авансовые отчеты, включите такое правило в положение о командировках или в положение о расчетах с подотчетными сотрудниками. Посмотрите пример формулировки.

Как прописать представление промежуточных отчетов

«При длительных командировках — больше месяца — сотрудник обязан отчитываться в трехдневный срок по истечении месяца и передавать авансовый отчет с первичными документами, подтверждающими расходы».

В положении о командировках также рекомендуется указывать способ передачи работником документов. Документы можно передать почтой или отправлять в электронном виде. В положении также можно прописать возможность руководителя утверждать промежуточные авансовые отчеты до того, как сотрудник вернется из командировки. Окончательный расчет с оформлением авансового отчета и предоставлением оригиналов подтверждающих документов осуществляется после того, как сотрудник приедет из длительной командировки.

Командированному выдали только суточные

Если командированному сотруднику выдали только суточные, авансовый отчет лучше оформить.

В данном случае подтверждать расходы на суточные чеками или иными первичными документами не требуется (письмо Минфина от 22.03.2006 № 03-03-04/1/271). Но, чтобы избежать доначислений по налогу на прибыль, НДФЛ и страховым взносам, безопаснее составить авансовый отчет на суточные.

В налоговом учете расходы на выплату суточных признают на дату, когда утвержден авансовый отчет (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК). Если документа нет, ИФНС может исключить суточные из расходов. Тогда доказывать, что авансовый отчет не нужен, придется в суде (постановление Четвертого ААС от 03.04.2014 № А78-4284/2013).

Авансовый отчет также нужен для расчета НДФЛ и взносов. Суточные в пределах нормативов не облагают налогом. Дата получения дохода в виде суточных сверх лимита — последний день месяца, в котором утвердили авансовый отчет (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК). Если отчета нет, не понятно, как определить дату дохода, поэтому есть риск доначислений по НДФЛ и штрафа (ст. 123 НК).

Чек оформлен с нарушениями

Чек, оформленный с нарушениями — не повод для отказа в возмещении расходов сотрудника. В такой ситуации руководитель вправе принять положительное решение. Но списывать затраты в текущем периоде не рекомендуется. Такие действия могут повлечь за собой проблемы с налоговой.

Чтобы подтвердить расходы по авансовому отчету, кассовый чек должен содержать обязательные реквизиты. Считается, что чек составлен с нарушениями, если в нем отсутствуют адрес компании-продавца, наименования товаров, сведений о покупателе, QR-кода или иного обязательного реквизита. По мнению Минфина, этим документом нельзя подтвердить расходы (письма от 05.03.2021 № 03-03-07/15819, от 22.01.2020 № 03-03-06/1/3298).

При этом в более раннем письме от 04.02.2015 № 03-03-10/4547 Минфин разъяснял, что несущественные ошибки, которые не мешают идентифицировать покупателя, продавца, наименование, количество, цену товара и т. д., — не основание для отказа признать затраты. Например, по чеку, в котором нет QR‑кода, все равно можно определить дату, сумму, предмет расчета, наименование продавца. Поэтому формально такой чек подтверждает расходы.

Важно учесть, что наличие ошибок в чеке или отсутствие в нем какой-либо информации — прямой путь к спорам с налоговиками. Если руководитель готов к проблемам, он может принять расходы. Но ему нужно понимать, что с большой долей вероятности конфликт с инспектором придется решать в судебном порядке. Хотите избежать претензий? Перед тем, как принять расходы по неправильно оформленным чекам, рекомендуем обратиться в свою ИФНС с официальным запросом о возможности учета.

Есть только копии чеков

Если к авансовому отчету приложить копии кассовых чеков и других подтверждающих документов, то возместить расходы можно. Но учесть их при расчете налога не получится.

При расчета налога используются только оригиналы документов. Это означает, что к авансовому отчету сотрудник должен приложить оригиналы первичных документов: проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов и т. д. Если оригинал утерян, расходы подтвердить нельзя (письма Минфина от 22.04.2019 № 03-11-11/28986, ФНС от 17.05.2016 № АС-4-15/8657).

Компания может сделать копии документов для сохранности или когда нужно передать оригинал в другое подразделение, например на склад. Копии следует заверить и приложить к ним оригиналы или указать, где оригинал находится.

Работник вернул весь подотчет

Авансовый отчет составляют, чтобы подтвердить расходы. Если сотрудник не израсходовал полученный подотчет, то расходов нет, поэтому авансовый отчет не требуется. Аналогичные правила действуют, если командировку отменили, но работник успел получить аванс. В таком случае после возврата всей подотчетной суммы необходимо составить приходный кассовый ордер по форме № КО-1. В строке «Основание» напишите: «Возврат неиспользованных подотчетных сумм».

Штрафа за отсутствие авансового отчета в этом случае нет. Но налоговые риски имеются. Сотрудник ИФНС может заподозрить под подотчетом выдачу беспроцентных займов. Он посчитает материальную выгоду, а после доначислит НДФЛ и штрафы.

Чтобы снизить риски, утвердите в положении о расчетах с подотчетными лицами порядок действий в подобных ситуациях. Воспользуйтесь образцом.

Что прописать на случай, если подотчет полностью возвращен

«Если сотрудник ничего не приобрел на полученные в подотчет средства, то должен в трехдневный срок вернуть всю неизрасходованную сумму в кассу и получить квитанцию к приходному кассовому ордеру. Авансовый отчет в этом случае сотрудник не составляет».

Купили товар у организации или ИП по договору

Компания купила у другой организации товары, работы, услуги по договору и оплатила наличкой через подотчетника. Чтобы подтвердить расход, сотрудник должен представить товарную накладную или акт, счет-фактуру, если продавец платит НДС, корешок доверенности на получение ТМЦ, кассовый чек.

Это следует из пунктов 1 и 2 статьи 1.2, пункта 6.1 статьи 4.7 Закона № 54-ФЗ, статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Сделали покупку у самозанятого

Чтобы подтвердить расходы на покупку у самозанятого, нужны чек, а также акт о выполнении работ либо оказании услуг.

Чек. Самозанятые не обязаны выдавать заказчику чеки в связи с тем, что они освобождены от ККТ (п. 2.2 ст. 2 Закона № 54-ФЗ). Затраты на покупку товаров, работ, услуг у плательщика налога на профессиональный доход подтвердит чек, сформированный через приложение «Мой налог» (ч. 1 ст. 14 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ, п. 2 письма ФНС от 20.02.2019 № СД-4-3/2899).

В чеке, сформированном через приложение «Мой налог» содержатся  обязательные реквизиты, перечисленные в части 6 статьи 14 Закона № 422-ФЗ.

Не хотите привлечь внимание налоговиков? Всегда проверяйте, чтобы в чеке было указано наименование, которое позволяет идентифицировать приобретаемые товары, работы, услуги. Использование обобщающих слов, таких как «услуги» может вызвать претензии проверяющих. Поэтому всегда настаиваете на том, чтобы самозанятый исполнитель или продавец конкретизировал свой товар или услугу (например, «услуги по переводу документов по договору №___ от__» или «написание статей для сайта alfa1.ru»).

Кроме того, подотчетный сотрудник должен сообщить самозанятому продавцу ИНН своей организации или ИП, от имени которых подотчетник делает покупки. Этот ИНН самозанятый должен указать в чеке (п. 8 ч. 6 ст. 14 Закона № 422‑ФЗ).

Самозанятый может выдать чек на бумаге или направить его в электронной форме на номер мобильного телефона или адрес электронной почты (ч. 4 и 5 ст. 14 Закона № 422-ФЗ).

Мы рекомендуем работать с электронными чеками. Во-первых, такие цифровые документы легче получить, а во-вторых, он не потеряется и не утратит читаемость реквизитов. Если вы приняли решение работать с электронными чеками, обязательно в договоре с самозанятым пропишите этот момент и укажите реквизиты электронной почты или мобильного телефона.

Акт. ФНС в пункте 2 письма № СД-4-3/2899 разъяснила, что для подтверждения расходов достаточно чека. Однако позже ФНС на своем сайте опубликовала информационное сообщение, в котором сказано, что кроме чека необходим акт. Именно он подтверждает факт выполнения работ, оказания услуг, а также отражает период или дату их оказания (информация ФНС от 26.08.2021). Чтобы избежать споров с проверяющими, безопаснее подписать акт.

Перерасход перечислили на зарплатную карту, а подотчет выдали наличными

Сумму перерасхода по авансовому отчету можно перечислить на зарплатную или иную личную карту работника. Возможность совершать такие действия также нужно фиксировать в письменной форме. Для этого в локальном акте организации предусмотрите такой порядок расчета с подотчетными лицами. Например, укажите, что «расчеты по подотчетным суммам проводятся как через кассу, так и с использованием зарплатных или иных карт сотрудников».

В этом случае в авансовом отчете надо указать номер и дату платежного поручения. Однако унифицированный бланк предусматривает выдачу перерасхода лишь по кассовому ордеру. Но компания вправе самостоятельно разработать форму авансового отчета и предусмотреть в ней иные формы расчетов с подотчетными лицами, а не только наличными. Например, можно дополнить форму строкой «Перерасход выплачен платежным поручением от ___ №___».

Заполнили отчет на компьютере и вручную — так можно?

Авансовый отчет можно заполнять на бумаге или в электронном виде. Комбинированное заполнение также разрешено: часть разделов — с помощью компьютера, а другую часть — вручную.

Требования заполнять бланк первичного документа либо полностью от руки, либо полностью на компьютере в правилах бухучета нет. Сотрудники могут формировать основные данные авансового отчета на компьютере, а на бумаге достаточно его подписать. Главное, чтобы документ содержал все обязательные реквизиты. Такой вывод следует из Закона № 402-ФЗ.

Электронные авансовые отчеты можно также хранить в электронном виде. Но в этом случае авансовый отчет сотрудник должен подписать электронной цифровой подписью (письмо Минфина от 12.04.2013 № 03-03-07/12250). Если у сотрудника нет электронной подписи, авансовый отчет обязательно распечатывайте на бумаге.

Купили товар в розницу — кассовый чек есть, а товарного чека и накладной нет

Если вы приобретаете товар для своей компании в розничном магазине, требуйте у продавца не только кассовый чек, но и товарный чек или накладную.

Очень часто кассовые чеки, выдаваемые розничными магазинами, не содержат в себе реквизиты, позволяющие идентифицировать покупку. Подтвердить расходы в такой ситуации можно с помощью товарного чека или накладной. Такой вывод следует из письма Минфина от 18.11.2019 № 03-03-07/88709.

Онлайн-чеками также можно подтверждать расходы. Однако сделать это можно только в случае, если в электронном документе есть данные о продавце и покупателе и другие обязательные реквизиты.

Однако часто инспекторы продолжают требовать вместе с чеком первичку, аргументируя это тем, что чек не относится к первичным документам по Закону № 402-ФЗ. Поэтому, чтобы избежать споров с проверяющими, рекомендуем просить у продавца дополнительно товарный чек, накладную.

Если у вас возникли вопросы относительно правильности оформления авансовых отчетов, обращайтесь за помощью к специалистам компании Самитов Консалтинг. Наши профильные сотрудники разъяснят наиболее важные правила их заполнения и расскажут как избежать проблем с представителями ИФНС.

Нужна помощь?  Оставьте заявку и мы вам перезвоним