Невозможность удержать НДФЛ — правильное сообщение

Удержание определенной суммы НДФЛ является прямой обязанностью любого работодателя. К сожалению, в некоторых случаях подобное невозможно. В подобных ситуациях руководитель предприятия обязан предупредить об этом налоговый орган. Однако не каждый специалист знает, какие последствия возможны, если игнорировать требования и не сообщать вовремя о невозможности удержать НДФЛ.

Основные понятия

Налоговым агентом по НДФЛ называют определенные организации или частных лиц, в результате деятельности с которыми налогоплательщик получает определенный доход. К ним относят следующие варианты:

• индивидуальные предприниматели;

• адвокаты, являющиеся учредителями собственных кабинетов;

• нотариусы, которые занимаются частной деятельностью;

• обособленные подразделения некоторых иностранных организаций и другие организации.

Налоговый агент обязан в письменном виде сообщить налогоплательщику и соответствующим органам о том, что он не может удержать исчисленный НДФЛ. Подобная проблема возможна в том случае, когда доход выплачивается в натуральной форме либо возникает в виде материальной выгоды. Помимо этого, при возникновении ошибок в различных расчетах также не исключается невозможность удержания денежных средств.

Стоит помнить, что в государственные органы обязательно сообщаются суммы доходов и данные о всех начисленных, удержанных и перечисленных в бюджет налогах физических лиц за прошедший период (не позже 1 апреля будущего года).

Проинформировать соответствующие органы о неспособности исчисления НДФЛ требуется в срок, не позднее одного месяца с даты, когда закончился налоговый период. При этом если последний день подачи сообщения приходится на выходной или праздничный, то дата автоматически переносится на следующую рабочую.

Заявление об отсутствии возможности удержать НДФЛ также отправляется в том случае, если денежные средства не были выделены с выплаченных денег уволенному работнику, при этом до окончания года ему не выдавались больше никакие суммы.

Учитывая, что постановка на бухгалтерский учет в Казани проводится аналогичным способом, как и в других городах, налоговые агенты здесь точно такие же. При этом стоит точно знать, чем отличается бухгалтерский и налоговый учет, а также какая документация является важной и основной при подаче сведений в государственные органы.

Форма и заполнение

Для того, чтобы подать сообщение об отсутствии возможности удержания НДФЛ, требуется заполнить определенную форму 2-НДФЛ (об этом прямо говорится в пункте 2 статьи 230 Налогового Кодекса РФ). Сама форма утверждена законодательством, поэтому вносить данные нужно корректно и внимательно.

Заполняется документация по всем необходимым разделам:

• В поле «Признак» необходимо указать цифру 2.

• В раздел 3 (Доходы, облагаемые по ставке __%) вносится общая цифра всех доходов, с которой не будет выделен налог.

• В разделе 5 (Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода по ставке __%) прописываются пункты 5.1, 5.3 и 5.7. В первом обозначается общая цифра дохода за налоговый период без вычета налога (аналогична цифре в разделе 3), во втором – сумма исчисленного налога, в третьем – цифра неудержанных денежных средств.

Налоговая отчетность предоставляется за истекший период, а также за полный год. Сообщение о невозможности удержания НДФЛ всегда оформляется с «признаком» 2, а отчетность за полный год указывается с «признаком» 1.

При оформлении справки по форме 2-НДФЛ для сообщения не указывается информация в следующих разделах:

1. Пункт 5.4 – удержанная сумма налога.

2. Пункт 5.5 – перечисленная сумма налога

3. Пункт 5.6 – излишне удержанная сумма налога.

Описанные разделы прописываются только в отчетности, предоставляемой за налоговый год. После этого заполненная бумага отправляется в соответствующее учреждение и физическому лицу. При этом для передачи последнему допускается использовать любой способ, который может подтвердить факт и дату отправления документов.

Начисление пеней

При условии, что вся необходимая информация в установленной форме и в письменном виде была вовремя предоставлена в соответствующие органы, налоговый агент не получает никаких наказаний, пени при этом не начисляются.

В случае отсутствия предупреждающей информации о том, что исчисленный НДФЛ не будет удерживаться, а также при том, что возможность удержания денежных средств еще не утрачена, для налогового агента могут быть применены некоторые санкции.

В подобной ситуации проводится выездная специальная проверка, после чего выносится решение, по которому происходит начисление пени. Налогоплательщику при этом направляется требование выплатить исчисленный НДФЛ.

Согласно законодательству после того, как налоговый период закончится, а сообщение будет вовремя предоставлено как налогоплательщику, так и налоговой службе, обязанность выплаты исчисленных денежных средств переходит на физическое лицо, которое получало доход. При этом все обязанности налогового агента прекращаются.

Физическое лицо обязано самостоятельно подать декларацию НДФЛ в соответствующие органы и выплатить необходимую сумму. За невыполнение данного требования штрафные санкции налагаются не на организацию, а на налогоплательщика.

Здесь полезно изучить:

1. Письмо ФНС РФ от 22.11.2013 за № БС-4-11/20951. Указано, что пени начисляются, если налоговый агент не сообщил о невозможности удержать НДФЛ.

2. Письмо ФНС РФ от 22.08.2014 за № СА-4-7/16692. Более позднее разъяснение аналогичных ситуаций.

3. Письмо ФНС РФ № СА-4-7/16692. Указывается, что если налоговый период окончился и сообщение о невозможности удержания НДФЛ оформлено должным образом, бремя ответственности за выплату налогов переходит на физлицо.

Возможная ответственность

По закону непредоставление информации по форме 2-НДФЛ в государственные органы считается нарушением и квалифицируется, как сокрытие сведений, которые необходимы для осуществления налогового контроля. За каждый «забытый» и не предоставленный документ налагается штраф в денежном эквиваленте.

Штрафные санкции также налагаются, если возможность удержания НДФЛ появилась до конца года, но не была выполнена.

Стоит понимать, что если налоговый агент предоставлял справку с «Признаком» 2, то это не освобождает его от подачи сведений за полный отработанный год (документ с «признаком» 1). Даже, если нет никаких новых данных и информация осталась прежней, то все налоговые отчеты о доходах физических лиц, а также о суммах начисленных, удержанных и перечисленных в бюджет государства налогов обязательно требуется предоставить в соответствующие органы не позднее определенных сроков.

Государственные органы дают несколько ответов на заявления агентов в суде:

Налоговый агент не освобождается от обязанности по предоставлению информации о доходах физического лица даже при наличии отправленного сообщения о невозможности удержать исчисленный НДФЛ по той причине, что это два разных основания для того, чтобы осуществлять необходимый контроль соответствующими органами.

Организация, несмотря на предоставленное сообщение о том, что отсутствует возможность удержания исчисленных денежных средств, не предоставила основную годовую отчетность с полной информацией о суммах доходов физических лиц, в результате чего у государственных органов не было возможности осуществлять необходимые мероприятия по полному контролю.

• Сроки подачи необходимых справок с «признаками» 1 и 2 являются разными, как и отчетный период, поэтому важно вовремя подготовить необходимые документы.

• Все обязанности налоговых агентов по своевременному предоставлению необходимых сведений описаны в законодательстве.

• Действующие законы не предоставляют организациям освобождение от подачи всей отчетной документации со сведениями о доходах физических лиц даже при условии подачи сообщения о невозможности удержать начисленный НДФЛ.

Практика показывает, что большинство подобных дел, которые рассматриваются в суде, заканчиваются положительным решением в пользу налоговых агентов.

Если работник получил доход, с которого нет возможности удержать начисленный НДФЛ, то организация (налоговый агент) должна отправить сообщение в соответствующие органы о данной ситуации. Данный документ оформляется по форме 2-НДФЛ с заполнением определенных разделов. Невыполнение подобных условий позволяет налоговой инспекции обратиться в судебные органы, начислять агенту пени и выписывать штрафы.

По законодательству организация, отправившая сообщение о невозможности удержать денежные средства, не освобождается от подачи остальной налоговой документации, в которой указываются доходы физических лиц. Важно соблюдать все требования и правильно заполнять необходимую документацию.

После подачи необходимого сообщения в государственные органы, вся ответственность по выплате денежных средств переходит на физическое лицо. Человек должен подать декларацию о своих доходах в соответствующие органы и самостоятельно заплатить налог в установленный период.