Как после инвентаризации списать товар, чтобы избежать доначислений налогов

Инспекторы стали использовать новый прием для доначисления налогов. При наличии ошибок в списании активов после инвентаризации их стоимость автоматически относится к реализации. В результате появляются доначисления по НДС и налогу на прибыль. Эксперты компании Самитов Консалтинг расскажут вам о том, как правильно оформить списание, чтобы фискалы не обвиняли вас в применении схемы.

Почему инспекторы сменили тактику

Налоговики всегда пытаются использовать недостачи, выявленные в ходе инвентаризации, для доначисления НДС. Для начала они требовали восстановить входной НДС, относящийся к пропавшим активам, ссылаясь на ст. 171 НК РФ. Входящий НДС подлежит вычету, если товары, к которым он относится, предназначены для налогооблагаемых операций. В случае пропажи товаров, их невозможно использовать в таких операциях.

Но судьи пресекли такую практику налоговиков, что подтверждается решением ВАС №10652/06 от 23.10.2006. Ситуации, когда входящий НДС подлежит восстановлению, обозначены в п.3 ст.170 НК РФ. Недостача товаров, выявленная в ходе инвентаризации, в этом ограниченном перечне отсутствует. ФНС и Минфин не возражают с такой позицией суда.

В связи с этим инспекторы стали искать другой выход. Теперь они требуют признавать недостачу активов безвозмездной реализацией. Это позволяет им делать определение КС №506-О от 04.04.2013, в котором говорится о том, что общество обязано документально подтвердить отсутствие объекта налогообложения. Если такая возможность отсутствует, то доначисление по НДС законно. ФНС подтвердила эту позицию (письмо №СА-4-7/23263 от 24.12.2013).   

Когда результаты инвентаризации приравниваются к выручке

В ходе выездных проверок инспекторы особое внимание уделяют результатам инвентаризации. При выявлении недостачи у них имеется возможность доначислить налог. На каждую недостачу у компании должно быть документальное обоснование. При его отсутствии вся сумма недостачи приравнивается к безвозмездной реализации. Подтверждением тому служит постановление АС Поволжского округа №Ф06-16271/2022 от 07.04.2022.       

В ходе инвентаризации была выявлена недостача, при этом хищение имущества исключено, так как вся территория компании была под охраной. Также велось круглосуточное видеонаблюдение. Сбои в программе и пересортица отсутствуют. Последняя должна подтверждаться объяснительными материально ответственных лиц, но их нет. Виновные в недостаче лица не установлены.

То есть, компания не смогла объяснить, куда исчез товар. Это дало проверяющим основания признать его стоимость безвозмездной реализацией, арбитры поддержали такую позицию. Это не единственный случай в судебной практике, поэтому единственный вариант избежать доначислений – это документально объяснить, куда делось пропавшее имущество.

Как провести инвентаризацию, чтобы у фискалов не было претензий

Какие документы использовать

Постановлением Госкомстата №88 от 18.08.1998 утверждены требования по документальному оформлению инвентаризации. Но они носят рекомендательный характер. В большинстве программ по ведению бухгалтерского учета встроены именно эти формы, в связи с чем могут появляться ошибки, так как эти формы используются компанией по умолчанию.

На самом деле формы документации утверждаются руководством компании и прописываются в ее учетной политике. Это подтверждается ст.9 ФЗ РФ №402 от 06.12.2011.

Кто должен присутствовать на инвентаризации

Состав инвентаризационной комиссии и ее председатель утверждается приказом руководителя. В нее должны входить представитель администрации и бухгалтер. Наличие прочих сотрудников в комиссии (инженеров, экономистов, техников) зависит от вида имущество, которое будут инвентаризировать.

Советуем включать в состав комиссии специалистов внутреннего аудита компании. Если есть возможность, то следует пригласить независимого аудитора. Он сможет выступать свидетелем перед инспекторами и судом.

При отсутствии хотя бы одного члена комиссии инвентаризацию начинать не стоит. Ее результаты будут признаны недействительными.

Проверьте контроль над имуществом

Необходимо установить, кто из сотрудников отвечает за сохранность имущества. В компании должны иметься договоры либо приказы о закреплении материальной ответственности. Именно материально ответственное лицо (МОЛ) передает инвентаризационной комиссии всю приходную и расходную документацию.

Если споры, связанные с недостачей, дойдут до суда, то отсутствие МОЛ станет свидетельством недобросовестности компании. Получается, что она не исполняет свои прямые обязанности (решение АС Самарской области №А55-13173/2021 от 07.10.2021).    

Здесь речь идет о правовой природе договора о полной материальной ответственности (ст.244, 245 ТК РФ). Сотрудники, подписавшие такой договор, обязаны обеспечить сохранность вверенного им имущества. А отсутствие такого договора свидетельствует о том, что общество не обеспечило условия для сохранности собственного имущества.

Оформление результатов инвентаризации

Инвентаризационные описи и акты должны быть заполнены надлежащим образом. При выявлении расхождений в ходе инвентаризации необходимо оформить сличительную ведомость. Если споры дойдут до суда, арбитры обязательно ее потребуют. При отсутствии данного документа компанию обвинят в недобросовестности, что подтверждается решением АС Самарской области №А55-13173/2021 от 07.10.2021. Результаты инвентаризации и соответствующее решение принимаются руководителем и фиксируются в приказе.

Недостатки, которые могут привести к победе инспекторов в суде

Арбитражная практика свидетельствует о том, что риск доначислений резко увеличивается, если фискалы выявят хотя бы некоторые из следующих фактов:

• по итогам инвентаризации не составлены сличительные ведомости материальных ценностей;

• недостача задокументирована без установления виновных лиц;

• отсутствие виновных лиц документально не подтверждается (компания не обращалась в правоохранительные органы из-за возможного хищения);

• в компании отсутствуют документы, устанавливающие МОЛ;

• компания не обеспечила участие МОЛ в инвентаризации;

• отсутствует письменное объяснение инвентаризационной комиссии о причинах недостачи;

• в компании нет приказа о зачете пересортицы;

• излишки не перекрыли недостачу по количеству;

• документы, подтверждающие выбытие имущества, отсутствуют.

Как проводится расследование недостачи

Инвентаризационной описи и сличительной ведомости недостаточно для того, чтобы обосновать отсутствие имущества. Данные документы только фиксируют факт недостачи, но не объясняют ее причины, что подтверждается постановлением АС Западно-Сибирского округа №А45-21326/2019 от 06.10.2020.

В соответствии со ст. 247 ТК РФ в обязанности работодателя входит не только установление размера причиненного ущерба, но и причин его возникновения. Для этого в компании необходимо создать специальную комиссию. В ее состав рекомендуется включить как минимум трех своих сотрудников. Например, ими могут быть руководитель МОЛ, бухгалтер и юрист. Из них нужно выбрать председателя.

Эта комиссия обязана взять с МОЛ письменные объяснения причин недостачи. Если сотрудник отказывается предоставить такие объяснения, составляется соответствующий акт.

В соответствии с подп.1 п.1 ст.140 УПК компания при обнаружении хищения обязана обратиться в полицию с заявлением. На его основании будет открыто уголовное дело. Таких документов и действий достаточно для того, чтобы избежать доначислений по НДС на похищенное имущество.

Чтобы списать недостачу, потребуется решение об отсутствии виновных лиц или об отказе во взыскании с них причиненного ущерба (письмо Минфина №03-03-06/1/56085 от 14.07.2021). Первый документ можно получить в полиции, а второй – в суде.

Не найдя виновных лиц, следователь уведомляет компанию о приостановке расследования и передаст копию соответствующего постановления. Также обществу могут отказать в возбуждении уголовного дела (ст. 24 УПК).

Документальное оформление списания и ликвидации негодных товаров

Срок годности товара может выйти, в результате чего он испортится и подлежит утилизации. Если на момент выездной налоговой проверки его уже не будет, инспекторы потребуют доказательства утилизации.

Для правильного ее оформления потребуется создать комиссию по списанию испорченных ТМЦ. Состав такой комиссии утверждается приказом руководства. В ее составе помимо сотрудников компании должны присутствовать независимые аудиторы.

От отдела технического контроля или специализированной организации (например, инспекции по качеству) вам потребуется заключение о факте порчи ценностей. Для списания испорченных ТМЦ также нужно составить акт, форма которого должна быть утверждена учетной политикой по бухучету.

Весь комплект собранной подтверждающей документации следует хранить вместе с бухгалтерскими документами. В данный комплект могут входить:

• акты обследования либо анализа технического состояния товара, которые выдаются сервисными центрами, в том числе акты, подтверждающие, что имущество не подлежит ремонту;

• переписка с производителями товара, подтверждающая получение разрешения на его утилизацию;

• разрешение от производителя на утилизацию товара, не подлежащего ремонту;

• претензии поставщикам в отношении бракованного товара;

• заключения страховых компаний;

• документы, подтверждающие вывоз испорченных ТМЦ на свалку (договоры, возвратные талоны на захоронение отходов).

Такой пакет документов помог компании отразить претензии фискалов, что подтверждается постановлением АС Северо-Кавказского округа №Ф08-1674/2016 от 25.04.2016.    

Оформление пересортицы

Пересортицей считается одновременная недостача одного сорта и излишек другого сорта ТМЦ одного наименования. Взаимный зачет пересортицы бухгалтер может провести только с разрешения руководства и при соблюдении следующих условий:

• одинаковый проверяемый период;

• одно МОЛ;

• ТМЦ одного наименования;

• одинаковое количество.

От МОЛ комиссии необходимо взять письменное объяснение о допущенной пересортице. Если при зачете недостачи излишками стоимость недостающего товара превышает стоимость излишек, разница компенсируется виновными лицами. Самое главное – это доказать факт пересортицы инспекторам. В противном случае недостающие ТМЦ признают безвозмездно реализованными, что подтверждается постановлением АС Поволжского округа №Ф06-16271/2022 от 07.04.2022.

В данном деле суд усомнился в наличии пересортицы, так как объяснения от МОЛ отсутствовали, как и решение директора о проведении зачета недостач излишками.

Судьи обратили внимание и на бухгалтерскую проводку в части недостач. Бухгалтер сделал проводку по дебету счета 91 в корреспонденции со счетами учета ТМЦ. А пересортица требует проводки между счетами ТМЦ. В результате арбитры поддержали инспекцию, а обществу доначислили налог.

Если у вас остались вопросы по поводу списания имущества, обращайтесь к нам. Наши бухгалтеры и юристы не только ответят на все ваши вопросы, но и помогут решить проблемы с проверяющими с наименьшими для вас потерями. Компания Самитов Консалтинг уже много лет работает и помогаем ИП, юрлицам из различных отраслей бизнеса. К нам обращаются за бухгалтерской и юридической помощью представители крупного, среднего и мелкого бизнеса. Мы гарантируем, что наши сотрудники сделают все возможное, чтобы ваш бизнес процветал. Для записи на консультацию просто напишите нам в онлайн-чат или закажите обратный звонок. Ответа долго ждать не придется.