Вся правда про аутсорсинг бухучета

Собственники бизнеса начинают задумываться об аутсорсинге бухучета при появлении таких проблем, как:

• внезапное увольнение бухгалтера либо утрата работоспособности в период сдачи отчетности;

• из-за ошибок бухгалтерии инспекторы выставили штраф компании либо заблокировали ее счета;

• контрагенты либо персонал стали выражать недовольство бухгалтерией;

• бухгалтер обвинен в мошенничестве.

Первое, что приходит в голову, это найти нового главного бухгалтера. Но стоит задуматься над тем, а будет ли он более профессиональным, чем прежний? Может лучше поменять подход к ведению бухучета, чтобы не было зависимости от штатного бухгалтера, от уровня его квалификации? Решить такие вопросы можно, делегировав бухучет проверенной фирме, занимающейся аутсорсингом.

Также мысли о внешнем бухгалтере начинают посещать, если выясняется, что штатный специалист недопонимает своих функций:

• не спешит брать на себя ответственность, не имеет опыта общения с контролирующими органами, соглашается со всеми претензиями фискалов;

• не имеет возможности качественно выполнять свою работу в силу отсутствия знаний, времени, ресурсов и прочее;

• не следит за изменениями в законодательстве, предпочитая работать на старый лад.

То есть, главбух считает, что его работа состоит лишь в начислении и уплате налогов, выплате заработной платы и сдаче отчетности. Здраво рассудив в такой ситуации можно сделать вывод о том, что быстрее и безопаснее воспользоваться услугами фирмы-аутсорсера, в которой работают специалисты с разносторонней экспертной практикой.

Еще одной причиной, по которой собственники бизнеса начинают задумываться об аутсорсинге является снижение затрат на бухгалтерский отдел. Некоторые предприниматели уверены, что воспользоваться услугами сторонней фирмы дешевле, чем держать в штате бухгалтеров. Далее выясним, действительно ли это так.

Аутсорсинг бухучета также распространен в компаниях с несколькими учредителями либо наемными менеджерами. В таком случае отсутствует возможность сговора бухгалтера и одного из управленцев. Каждый из них получает равноправный доступ к информации финансового характера.

Что представляет собой аутсорсинг

Бизнесмены, которые ранее не пользовались услугами аутсорсеров, задаются следующими вопросами:

• что включает в себя в аутсорсинг;

• как взаимодействовать с внешним бухгалтером так, чтобы был как штатный;

• можно ли контролировать деятельность аутсорсера;

• как выбрать надежную фирму, которая будет заниматься бухучетом.

Передача бухучета на аутсорсинг представляет собой полное либо частичное делегирование учетных функций специализированной фирме. Бухгалтерия передается на аутсорсинг как и другие виды деятельность: юриспруденция, клининг и прочее.

Каким компаниям нужен аутсорсинг

Ответить на этот вопрос легче объяснив, кому он точно не подходит. Не следует пользоваться услугами аутсорсинга руководителям, которые привыкли раздавать поручения устно при непосредственном общении с сотрудником. Последний должен быть всегда доступен для руководства и решать задачи в формате «сделать нужно еще вчера».

Если у собственников бизнеса какие-то специфические требования к бухучету, то передавать его на аутсорсинг не следует.

Фирма, которая занимается аутсорсингом бухучета, в каком-то смысле схожа с конвейером. В своей деятельности ее сотрудники руководствуются регламентами, работают по четким стандартам, все учетные и бизнес-процессы протекают по отлаженным механизмам. Малейшее отклонение от такой структуры приводит к тому, что приходится отвлекать ресурсы и переходить на ручное управление.

Выбирая аутсорсера необходимо учесть его специализацию. Кто-то может специализироваться на «упрощенцах», кто-то работает с компаниями, у которых есть «дочки» в других странах, есть аутсорсеры, наладившие учетные процессы на работу с крупными организациями с тяжелым учетом.

Разновидность аутсорсинга

Существует множество вариаций бухгалтерского аутсорсинга. Как правило, чем больше провайдер, занимающийся бухучетом, тем разнообразнее виды его услуг. Аутсорсинг не ограничивается налоговым и бухучетом. Бизнесмен может делегировать функции главбуха, который занимается выполнением сложнейших поручений, определенный участок (начисление заработной платы, первичная документация и прочее).

Делегировать можно передать и другую работу (кадровый учет, юрисконсульта, налоговую оптимизацию и прочее). Но наибольшим спросом пользуется именно комплексный аутсорсинг, предполагающий полную передачу бухучета внешнему бухгалтеру. Выбор вида аутсорсинга определяется особенностями бизнеса и финансовыми возможностями компании.

Комплексный аутсорсинг

Полный аутсорсинг необходим хозяйствующим субъектам, которые нуждаются в полной замене бухгалтерского отдела, начиная с главбуха, и заканчивая рядовыми бухгалтерами. Такой сервис предполагает ведение налогового и бухучета, начисление заработной платы, оформление, сбор и хранение первичной документации, создание платежек, сдачу отчетности. Также заказчик может воспользоваться следующими услугами:

• формирование управленческой отчетности;

• оптимизация налогов;

• юридические консультации;

• налаживание либо замена учетной системы;

• взаимодействие различных систем;

• налаживание системы ЭДО;

• хостинг либо аренда 1С.

Частичный аутсорсинг

Заказчиками полного аутсорсинга часто выступают собственники бизнеса либо директора. Услуги по частичному аутсорсингу в основном заказывают главбухи, желая делегировать часть своих обязательств. Происходит это по таким причинам:

• желание отстраниться от решения рутинных задач, сосредоточившись на решении более сложных бизнес-задач на уровне финдиректора;

• отсутствует время и желание заниматься поисками, обучением, мотивированием новых работников;

• использование новейших технологических инструментов, на реализацию которых отсутствуют финансы и время;

• желание отдать на аутсорсинг сложные участки с высокой степенью риска;

• постоянная связь с экспертом, который даст бесплатную консультацию по самому сложному вопросу, касательно бухучета.

В каждой бухгалтерском отделе имеются участки, требующие затрат времени и сил, при этом для их ведения квалификация главбуха не нужна. Передача таких задач на аутсорсинг будет отличным решением. Зачастую внешнему бухгалтеру делегируют следующие обязанности:

• начисление заработной платы, налогов и взносов на нее;

• работа с арендаторами (услуга пользуется спросом у юрлиц с множеством магазинов либо офисов);

• ведение кассовых операций (для предприятий розничной торговли);

• работа с первичкой для организаций, которые подлежат обязательному аудиту либо сталкиваются с частными налоговыми проверками.

Учет за главного бухгалтера

Активно развивающиеся представители малого бизнеса часто обращаются к нам для передачи на аутсорсинг управления бухгалтерией. Популярность такой услуги объясняется тем, что учет компании имеет сложную структуру, а рядовые штатные бухгалтеры нужными навыками не обладают. При этом взять на работу высококвалифицированного специалиста возможности еще нет. 

В большинстве компаний замечены следующие проблемы с бухгалтерией:

• главбух контролирует качество, если на это есть время, так как он сам сильно загружен работой;

• рабочие инструкции не отражают учетных процессов либо дают о них общее представление;

• отсутствие необходимых навыков, понимания, мотивации.

Передав главбуха на аутсорсинг, вы можете быть уверены в том, что управлять учетными процессами будет квалифицированный бухгалтер. Для устранения ошибок в бухучете он проведет тщательную формализацию деятельности. Штатные бухгалтеры будут работать по подробным инструкциям в едином автоматизированном пространстве, которое представлено провайдером. Это даст возможность управлять сотрудниками удаленно. Например, бухгалтеры в офисе могут работать с первичкой, соблюдая все стандарты провайдера и под его контролем.

Бухгалтерский консалтинг

Многосторонняя экспертная поддержка хозяйствующего субъекта – неотъемлемая составляющая аутсорсинга бухучета. У компании может возникнуть масса вопросы, касающихся бухгалтерии, налогового учета, валютного контроля, трудовых отношений и так далее.

Чтобы привлечь клиента каждая аутсорсинговая фирма будет уверять, что экспертная поддержка входит в пакет услуг. Но на практике выясняется обратное, что объясняется недостатком экспертов и многосторонних навыков. Понять, что выбор аутсорсера сделан правильно, можно еще при первой встрече, до подписания договора. Если эксперты стараются активно вам помочь, хотят разобраться в обстановке на вашей фирме, отвечают на все вопросы, то это отличный знак. Но стоит уточнить, имеются ли у провайдера ограничения в объемах экспертной поддержки.

Эксперты компании Самитов Консалтинг оповещают своих клиентов обо всех изменениях в законодательстве, которые способны повлиять на бизнес. Мы высылаем не просто новостную вырезку, наши специалисты подают материал, оцифровывая налоговые и бизнес-риски, и делая экспертные выводы.

В пакет услуг нашей компании входят устные консультации, не ограниченные по времени и количеству вопросов. Ответы на вопросы в письменной форме, требующие подготовки, вы будите получать на выгодных для вас условиях.

Устройство бухгалтерского аутсорсинга

Существует мнение, что передав бухучет на аутсорсинг, гендиректор снимает с себя ответственность за ошибки в учете. Это ошибочная точка зрения. Если таковые найдутся, то отвечать за них будет руководство компании, передающей бухучет провайдеру. Но последний сразу возместит ущерб, причиненный юрлицу. У штатных бухгалтеров такие возможности отсутствуют.

Для подписания отчетности клиента аутсорсер оформляет на него ЭЦП. Поэтому вся документация заказчика заверяется его цифровой подписью в удаленном режиме.

Кто отвечает за бухучет на аутсорсинге

Стоит еще раз отметить: кто бы не занимался бухучетом (бухгалтер юрлица, фрилансер либо специализированная компания) за его качество всегда будет отвечать руководство юрлица. Добиться возмещения ущерба со штатных либо приходящих бухгалтеров проблематично. С наемных специалистов работодатель может спросить только в рамках Трудового кодекса (определенный процент от заработка).

Деловые отношения с аутсорсером и его материальная ответственность закрепляются в договоре. И если по вине провайдера заказчик понес убытки, то с первого можно спросить в рамках Гражданского кодекса. Еще одним преимуществом компании-аутсорсера считается то, что он страхует свою ответственность на значительные суммы.

Кого выбрать: бухгалтера в штате или аутсорсера

Для ответа на такой вопрос необходимо руководствоваться личными предпочтениями и ситуацией в компании. Выбор в пользу аутсорсинга лучше сделать, если:

• не хочется участвовать в решении кадровых и организационных проблем;

• не хочется терпеть убытки из-за штрафов, пеней и прочих санкций, виновником которых является штатный бухгалтер;

• нужна независимость от штатного специалиста;

• вы убеждены, что нужно платить не за потраченное на работу время, а за результат.

Бухгалтерский аутсорсинг позволит не только сэкономить ресурсы, но и улучшить конкурентные преимущества, так как собственники бизнеса могут направить свои силы на решении более важных для развития бизнеса задач.

Достоинства и недостатки аутсорсинга бухучета

Плюсы внешней бухгалтерии рассмотрим на крупных провайдерах, так как именно они предоставляют большой спектр услуг. Сторонники аутсорсинга отмечают следующие его достоинства:

1. При устройстве на работу в бухфирму каждый кандидат проходит многоуровневую проверку, состоящую из тестирования в устной и письменной форме. Такой подход позволяет набрать в команду только профессионалов своего дела. Высококвалифицированные специалисты сами хотят работать на аутсорсинге, так как это разносторонняя и интересная работа, которая дает хорошую перспективу карьерного роста.

Если говорить о штатных бухгалтерах, то при приеме на работу они проходят устное собеседование. Кадровик или руководитель принимает решение, основываясь на опыте претендента, рекомендациях знакомых и личных ощущениях.

2. Собственник бизнеса не участвует в решении кадровых вопросов. Провайдер сам набирает, обучает и адаптирует свой штат для решения задач заказчиков. Пропадает зависимость от штатного персонала.

3. Пропадает необходимость переживать за качество бухучета. Ответственный аутсорсер уделяет контролю очень пристальное внимание. Кроме того, за недочеты провайдер будет платить сам.

4. На выходе заказчик получает не только вовремя отправленную отчетность и начисленные налоги, но и более высокую ступень организации учетных процессов, которой трудно достигнуть со штатной бухгалтерией. Это потребует значительных финансовых вложений и трудозатрат.

5. Стоимость аутсорсинга определяется количеством операций, которые необходимы заказчику. То есть, он понимает, за что платит (за конкретный результат), а не за проведенное на работе время.

Что касается рисков, то здесь стоит упомянуть о работе с бухгалтером-фрилансером либо небольшой бухфирмой. При сотрудничестве с такими провайдерами не стоит рассчитывать на качество и стабильность. Могут возникнуть проблемы, если один из ваших бухгалтеров внезапно уволится, заболеет либо уйдет в отпуск. За сохранность бухгалтерской базы такие контрагенты также отвечать не смогут, так как на содержание IT-специалистов, обновление баз, содержание серверов требуются значительные средства.

На что обратить внимание при подписании договора

Структура договора на аутсорсинг бухучета аналогична другим договорам гражданско-правового характера. В документе указывается предмет договора, стоимость аутсорсинга, порядок расчетов, сроки действия, права и обязательства участников, их ответственность.

Внимание стоит заострить на рамках ответственности, указанных в договоре. Если в нем отражено, что, к примеру, бухкомпания несет ответственность на протяжении года и может возместить ущерб, не превышающий по сумме стоимость трехмесячного обслуживания, то от сотрудничества лучше отказаться. Ответственные провайдеры, дорожащие своей репутацией, прописывают в договоре расширенную ответственность перед клиентами. Убытки должны возмещаться в полном объеме на протяжении трех лет после сдачи отчетности. Именно такой период анализируют налоговики при выездных проверках.

Чтобы убедиться в наличии финансового резерва у аутсорсера для возмещения ущерба, нужно не только обозначить его ответственность в договоре, но и увидеть полис страхования профессиональной ответственности.

Аутсорсинг бухучета считается сложной и многогранной услугой, поэтому неотъемлемой частью договора должны быть разного рода Регламенты и Правила, устанавливающие порядок и принципы предоставления услуги. Чем детальнее проработаны эти документы, тем проще будет сотрудничество с провайдером.

Контроль над внешней бухгалтерией

Чтобы сделать сотрудничество максимально прозрачным, ответственные аутсорсеры предпринимают следующие шаги:

• предлагают клиенту воспользоваться Личным кабинетом, из которого станет ясно, над какой именно задачей сейчас работает провайдер и когда она будет выполнена;

• дают доступ к бухгалтерской базе 24 часа в сутки;

• постоянно совершенствует инструменты внутреннего контроля, так как за недочеты придется отвечать рублем.

Иметь в штате внутренних аудиторов достаточно затратное дело, поэтому серьезные аутсорсеры автоматизируют контрольный функционал. Поэтому стоит уточнить у потенциального провайдера, какие автоматизированные инструменты контроля он использует.

Стоимость услуг

На рынке аутсорсинга отсутствует единая методика ценообразования. При расчете стоимости компании могут брать за основу разные критерии. Поэтому перед заключением сделки необходимо узнать, какой показатель использует провайдер, оценивая свои услуги. Чаще всего таковым выступают:

• объемы первичной документации;

• число бухгалтерских проводок (операций);

• потраченное специалистом время;

• выручка компании.

Более понятными будут критерии, отражающие те количественные показатели, которые клиент может увидеть. Например, количество переданной провайдеру первичной документации. 

Перед подписанием договора лучше попросить детализацию перечня услуг, которые входят в стоимость обслуживания, так как одинаковые с виду названия включают в себя разное наполнение. Примером тому может служить бухгалтерский и налоговый учет. Зачастую фирму, заманивающие клиентов низким ценником, «вытягивают» остальные деньги в ходе работы.

Если на аутсорсинг передается бухучет развивающейся фирмы, то при расчете стоимости не следует отталкиваться от имеющихся активов и обязательств, штата и прочее. Опытный специалист задаст вопросы относительно планов на перспективу, узнает, чего именно ждет заказчик от аутсорсера.

Переходя на бухгалтерский аутсорсинг с целью экономии, не стоит рассматривать прайс провайдера и сопоставлять его с затратами на штатных бухгалтеров. Экономия – это цель, к которой надо продвигаться поэтапно.

Как найти лучшего аутсорсера

Бухгалтерский аутсорсинг – явление в России достаточно новое. Подъем на рынке аутсорсинговых услуг начался с 2010 года, но до настоящего времени ими пользуется не более 15% малых и 3% средних компаний. Основными пользователями услуг являются микропредприятия, работающие на упрощенке, у которых отсутствует работа для штатного специалиста.

Рейтинговая система оценки

Большинство руководителей, задумываясь о выборе аутсорсера, изучают различные рейтинги. Такие действия нельзя назвать неправильными, но доверять можно только рейтингу «Эксперт РА». В рейтинги этого агентства попадают лишь компании, прошедшие все этапы предварительного отбора и подтвердившие свою выручку финансовой отчетностью.

Лидеры рейтинга «Эксперт РА», входящие в первую тройку-пятерку – это фирмы, отлично зарекомендовавшие себя при обслуживании малого и среднего бизнеса, а также имеющие достаточную технологическую и организационную оснащенность для замены крупного бухгалтерского отдела. Такие аутсорсеры берут на управление как весь бухучет, так и отдельные его участки (начисление заработной платы, работа с первичной документацией, обслуживание филиала и прочее).

Любые другие рейтинги составляются самими компаниями-аутсорсерами, которые указав себя в пятерке лучших, пытаются продвинуться через интернет за счет поисковых систем, срабатывающих на слово «рейтинг».

Следует ли доверять отзывам

Положительными и отрицательными отзывами в интернете управляют маркетологи, поэтому лучше не тратить время на их чтение на сторонних ресурсах. Полезнее и информативнее будут рекомендательные письма, размещаемые бухаутсорсером на своем сайте. Причем верить можно лишь полноценным письмам, которые представлены на фирменном бланке компании-клиента. Их фото либо сканы должны размещаться на сайте с подписью и печатью автора письма.

Критерии отбора провайдера

Кроме прайса, выбирая компании-аутсорсера, необходимо обращать внимание на следующие показатели:

1. Продолжительность деятельности и размеры фирмы. Не рекомендуется сотрудничать с фирмами, работающими на рынке аутсорсинга менее 7-10 лет с численностью сотрудников до 50 человек. Такие компании не смогут обеспечить замену сотрудников, наладить бесперебойную коммуникацию, проводить качественный контроль.

2. Наличие приложений к договору в виде Регламентов. Такие документы свидетельствуют о том, что у провайдера существуют стандарты деятельности, и он обучает им своих сотрудников. Из Регламентов можно понять принципы работы внешней бухгалтерии, сроки исполнения обязательств.

3. Технологическая оснащенность. Необходимо выяснить, как будет контролироваться качество работы, какие инструменты используются для сохранности бухгалтерской базы, как проходит общение с аутсорсером. Реализация таких аспектов потребует серьезных вложений в IT-технологии, которые «по карману» лишь крупным бухфирмам.

4. Материальная ответственность. Она должна подтверждаться полисом страхования профессиональной ответственности. Нужно проверить сроки его действия и обозначить ответственность в договоре.

5. Рекомендательные письма. Необходимо убедиться, что у исполнителя имеется отраслевой опыт. Попросите отзывы компаний-клиентов, работающих в той же сфере деятельности, с подписью и печатью.

И не стоит игнорировать внутреннее впечатление от первых встреч с провайдером. Если он переносит переговоры, не соблюдает сроки, не делает того, что обещал, не вникает в особенности вашей деятельности, либо прислал договор, скачанный из интернета, ищите другого аутсорсера.

Если вы задумались о переводе бухучета на аутсорсинг, то предлагаем вам свои услуги. В нашей команде работают лишь бухгалтеры, доказавшие свой профессионализм на практике. Наши услуги по бухгалтерскому сопровождению отвечают высшим стандартам качества, о чем свидетельствую многочисленные благодарственные письма. Если вы заинтересовались услугами компании Самитов Консалтинг, то вам достаточно оставить заявку на обратный звонок на нашем сайте либо связаться с нами по телефону. Мы договоримся о встрече и обсудим все особенности сотрудничества.