Как избежать доначислений, если директор не вернул подотчетные средства

Специалисты компании Самитов Консалтинг подготовили ряд рекомендаций, которые помогут уменьшить потери от незакрытого подотчета. Этот вопрос особенно актуален, если факт был обнаружен во время проверки. Вы сможете ознакомиться с безопасными способами и с действиями, которые могут вызвать претензии налоговиков.

Что будет за незакрытый подотчет

В соответствии с п.6.3 Указаний Центробанка №3210-У от 11.03.2014 юрлица самостоятельно устанавливают сроки сдачи авансового отчета. Ранее его необходимо было сдать на протяжении 3-х рабочих дней после истечения срока, на который выдавался аванс.

Устанавливая сроки для отчета, не стоит выходить за разумные рамки. В противном случае компания привлечет внимание налоговой инспекции. Также здравый смысл нужен и при выдаче подотчетных сумм. Командировочные в несколько миллионов для поездки в Тобольск вызовут подозрение у инспекторов. Для сдачи отчета по командировочным расходам сроки не изменились. В соответствии с п.26 Положения №749 от 13.10.2008 на это есть 3 рабочих дня.

Если компания опоздает со сроками по возврату аванса, налоговики начислят НДФЛ и страховые взносы. Оспорить такое решение не получится и это подтверждает определение ВС РФ №307-ЭС20-23792 от 11.02.2021. В данном случае фискалы не ограничатся налогами, компании также придется заплатить штраф, составляющий 20% от суммы недоимки и пени. Если в суде будут доказаны умышленные действия налогоплательщика, то сумма штрафа увеличится вдвое. Недоимка больших размеров станет основанием для возбуждения уголовного дела в соответствии со ст.199 УК РФ.

Стоит ждать больших неприятностей, если директор не вернет подотчетные деньги и приобретет автомобиль либо недвижимость. Информация о таких покупках сразу попадает в налоговую. Проверяющие будут сопоставлять расходы директора и его заработок (постановление АС Восточно-Сибирского округа №А19-13034/2018 от 12.11.2019).

Безопасные методы

1. Удержать деньги из заработка либо сделать взаимозачет по дивидендам. Руководителю потребуется написать объяснительную. В ней следует указать, что документация по расходам утеряна, но деньги потрачены на нужды компании.




Для начала удержания необходимо письменное разрешение директора и приказ в произвольной форме. Размер удержания не должен превышать 20% от заработка. НДФЛ и взносы с удержанных денег не уплачиваются.

Списание долга за счет дивидендов осуществляется после завершения отчетного периода (квартала, полугодия либо года). Для этого необходимо оформить протокол учредителей и справку о начисленных дивидендах. Далее потребуется зачесть их в счет долга.

2. Простить долг. Для этого необходимо перевести долг из подотчетных сумм в заем, который и прощается директору. Взносы с займов не уплачиваются, так как такие расчеты уже считаются гражданско-правовыми, а не трудовыми (письмо ФНС №БС-4-11/10449@ от 30.05.2018). Но не стоит заменять зависший подотчет беспроцентным займом. Это приведет к тому, что придется начислять НДФЛ по ставке 35% с прибыли от экономии на процентах.  

3. Предоставить матпомощь. Это право компании, но здесь следует учитывать, что максимальная сумма такой помощи не должна превышать 4 тыс. руб. в год на сотрудника. На более высокую сумму начисляется НДФЛ и страховые взносы. Компания может сделать директору подарок. Если его сумма более 3 тыс. руб., то потребуется договор дарения.

4. Приобрести у директора имущество. К примеру, руководитель может продать компании от своего имени бесхозное имущество, находящееся на территории фирмы. Директору придется уплатить НДФЛ, но юрлицо сможет начислить амортизацию.

5. Уступка права требования долга. Если у руководителя имеется доля в другой компании, то она сможет выкупить долг по подотчетным деньгам. То есть, суть данного метода заключается в цессии. Законодательство это позволяет и тому подтверждение ст. 382 ГК РФ.

6. Списание безнадежной задолженности. Такой способ может использоваться при увольнении руководителя, если через суд с него не удалось взыскать долг. В соответствии с письмом Минфина №03-03-06/1/6290 от 05.02.2018 фирме придется признать убытки и начислить страховые взносы. Такая задолженность не может быть отнесена к резервам по сомнительным долгам, а бывшему руководителю придется заплатить НДФЛ. Основанием для списания задолженности станет возврат исполнительного листа от судебных приставов после прекращения исполнительного производства.  

Долг будет признан безнадежным в следующих случаях:

• истекли сроки исковой давности;

• заложенность нельзя вернуть;

• обязательство прекращено по требованию госоргана;

• должник ликвидирован;

• судебный пристав вернул исполнительный лист, потому что не смог найти должника либо из-за отсутствия имущества у него.

Идеальным вариантом будет возврат неиспользованных денег в кассу и документации, подтверждающей расходы, в бухгалтерию. Если сделки состоялись на самом деле, то налоговики не станут задавать вопросов.

Рискованные методы

1. Продление сроков исковой давности. Такой срок начинает свой отсчет со дня, когда директор должен был представить отчет, но не сделал этого. В случае признания долга срок исковой давности прервется. Такое правило распространяется и на уволенных руководителей.




Срок продлевается при возврате денег, после чего их можно выдать обратно. Но не рекомендуется такую операцию проводить одним днем, на одинаковую сумму. Принятые от руководителя средства можно выдать топ-менеджерам. В этом случае инспекторам придется постараться, чтобы доказать формальность выдачи денег.

Но выдача и возврат денег должны быть реальными, а не виртуальными. Средства зачислятся на счет, после чего их можно направит на другие цели. Виртуальный возврат повлечет штрафные санкции для руководителя в пределах от 4 до 5 тыс. руб., для юрлица от 40 до 50 тыс. руб. Привлечь к ответственности фискалы могут только на протяжении 2 месяцев, субъекты МСП могут отделаться предупреждением.

2. Списание подотчетной суммы за счет компенсационных выплат. Если руководитель предоставит юрлицу в пользование личное имущество, то он должен получать за это компенсацию. Списать подотчет можно в счет этих выплат, проведя взаимозачет. На компенсационные выплаты не начисляется НДФЛ и страховые взносы.

Проводить виртуальный возврат денег и их выдачу опасно, так как движение денег должно отслеживаться. Кроме того, таким способом не закрыть большие авансовые суммы.

3. Списание подотчета через самозанятых, что очень выгодно юрлицу, так как они работают по ставке 6%, а налог на прибыль составляет 20%. Таким образом, компания экономит 14%. Риски будут отсутствовать полностью, если фирма на самом деле пользовалась услугами самозанятых и результаты их труда необходимы для деятельности юрлица.

Для снижения рисков следует заключить с самозанятым договор на получение каких-либо услуг или выполнение определенной работы. При этом стоит учитывать, что услуги самозанятого не должны быть схожи с обязанностями сотрудников. Но само сотрудничество с самозанятыми может привлечь внимание проверяющих, так как они могут заподозрить подмену трудовых отношений.

Опасные методы

1. Заем и расчеты векселями. Задолженность руководителя может быть оформлена договором займа. Но не каждая компания готова прощать долги, особенно крупные суммы. Некоторые используют схему с вексельными расчетами, предусматривающую расчеты не деньгами, а двумя векселями. К примеру, на 3 и 5 лет. Но векселя умышленно формируются фиктивными, по ним взыскать долги не получится.




Инспекторам и судьям не понравится использование любых векселей. Осложняет ситуацию отсутствие платежей и зависимость сторон.

2. Приобретение закрывающих документов у компаний-однодневок. Некоторые юрлица прибегают к таким действиям, но инспекторы научились быстро находить «технические» фирмы. В суде у хозяйствующего субъекта, закрывающего подотчет фальшивкой не будет шансов. Подтверждением тому служит постановление АС Восточно-Сибирского округа №А19-13034/2018 от 12.11.2019.

Когда споры с инспекцией неизбежны

Если директор в реальности просто утратил документы, подтверждающие расходы, он вправе предоставить в компанию частично восстановленную первичку. Инспекторы могут возражать против списания затрат, но по таким случаям имеется положительная судебная практика.

Не избежать споров, если руководитель потратил подотчет на собственные нужды. В некоторых случаях такие расходы можно закрыть подотчет. Для этого нужно позаботиться о том, чтобы затраты соотносились с деятельностью юрлица. В теории можно отстоять приобретение канцелярии, мебели, строительных материалов, транспортировку ТМЦ.

Инспекторы с легкостью узнают, если директор потратил деньги на ремонт собственного дома либо отдых. Определить место выполнения работ по документам подрядчика не составит труда, и установить, кто проживает в отремонтированном помещении.

Некоторые компании списывают долги руководителей за счет умерших сотрудников. В случае гибели директора юрлицо может потребовать долг с наследников либо простить его. В этом случае НДФЛ не начисляется (письмо Минфина № 03-04-06/20993 от 27.03.2019).

Со страховыми взносами все немного сложнее. Фискалы с трудом признают, что зависший подотчет можно перевести в заработную плату покойного. Чтобы не возникло проблем лучше сразу начислить взносы. Они перейдут в налоговые расходы, как и безнадежная задолженность.

Порядок действий во время проверки

Если к началу налоговой проверки у компании имеется незакрытый подотчет на крупную сумму, паниковать не стоит. Его можно закрыть непосредственно во время проведения контрольных мероприятий.

Самым простым будет вернуть часть средств, а оставшуюся сумму оформить займом. Но можно выбрать и иной способ. В судебной практике был случай, когда фискалы через суд пытались начислить НДФЛ на 90 млн. руб., выданных директору под отчет. Своей цели они не добились. Компания закрыла подотчет сразу четырьмя методами. Незакрытую сумму начали удерживать с заработка директора (постановление АС Центрального округа №Ф10-2385/2016 от 19.07.2016).

Следует учесть, что подотчетный долг необходимо закрыть до начала либо во время судебных разбирательств. В этом случае арбитры закроют глаза на нарушение сроков сдачи авансового отчета.