Приказ, который позволит не платить НДФЛ и взносы с подотчетных сумм

Центральный банк России внес корректировки в правила работы с подотчетными лицами. Теперь руководство предприятия или организации может самостоятельно установить срок, в течение которого сотрудник обязан представить авансовый отчет. Исходя из новых правил, можно составить внутренний приказ, который позволит не платить НДФЛ и взносы с подотчетных сумм.

Как документ позволит сэкономить

Новые поправки вступили в силу 30 ноября 2020 года, в соответствии с указанием ЦБ РФ №5587-У от 05 окт 2020 года.

Ранее сотрудник компании должен был представить авансовый отчет в течение трех рабочих дней, с момента окончания срока, на который выдавались денежные средства. Теперь требование о 3 днях исчезло.

Для командировочных правила прежние: в течение 3 дней с момента возвращения нужно отчитаться за аванс на командировку. В отношении них нельзя установить срок меньше.

Для остальных категорий работников срок, на который можно выдать средства под отчет, неограничен. Руководство компании вправе утвердить свои стандарты. Остается прописать эти сроки в приказе, в положении о расчетах с подотчетными лицами или ином локальном акте.

Когда работники предприятия не возвращают подотчетные деньги, компания может простить их или списать денежные средства. Но в таком случае у сотрудника возникает дополнительный доход, с которого бухгалтерия должна посчитать страховые взносы и НДФЛ, чтобы перечислить в бюджет.

Несмотря на то, что компания имеет право затребовать невозвращенную сумму в течение 3 лет (именно такой срок давности установлен законодательством), инспекторы ФНС считают, что момент возникновения дохода у работника наступает раньше.

Компания не должна ждать истечения срока исковой давности, чтобы начислить взносы и НДФЛ с невозвращенных подотчетных денежных средств. Определение Верховного суда РФ №310-ЭС19-28047 от 03 фев 2020 года подтвердило эту позицию.

Письма Министерства финансов РФ №03-04-06/5808 от 01 фев 2018 года и №03-04-06/98341 от 16 дек 2019 года также говорят об этом.

Поэтому, если компания хочет сэкономить страховые взносы и НДФЛ, внутренним приказом нужно установить более длительный срок для представления отчета по выданному авансу.

В каком виде составляется приказ

Приказ руководителя и положение о расчетах с подотчетными лицами — это внутренние документы фирмы. Соответственно, их можно составить в произвольной форме. Но есть ряд моментов, которые крайне желательно указать.

Что обязательно должно быть в документе

Как уже указано выше, для командировочных ничего не изменилось. Для них нельзя установить срок, который будет выходить за пределы 3 дней с момента возвращения из командировки. Такой порядок установлен пунктом 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ №749 от 13 окт 2008 года.

Для остальных авансов, руководитель должен предельно точно прописать срок представления авансовых отчетов.

Дополнительные меры безопасности

В российском Налоговом кодексе нет точного определения, когда возникает дополнительный доход у подотчетного лица, если авансовый отчет не был сдан в срок. Но чтобы обезопасить себя от претензий контроллеров, лучше исчислять взносы и НДФЛ уже на следующий день, то есть, как только завершиться срок для возврата денежных средств или представления отчета. А удерживать НДФЛ с работника нужно из следующей зарплаты.

Когда длительный срок сдачи отчетов по авансам утвержден на предприятии, это также нужно зафиксировать в учетной политике компании. Тогда со стороны инспекторов ФНС будет меньше претензий.

Например, в одном из дел, проверяющие переквалифицировали порядка 11 млн рублей выданных средств в доход руководителя и попытались заставить компанию исчислить НДФЛ. Однако судьи с такой позицией не согласились и отменили доначисления.

Свое решение они аргументировали так:

• В своей учетной политике фирма указала, что денежные средства выдаются под отчет на срок не более 1 года. Соответственно, подотчетные деньги руководителю следовало израсходовать на нужды компании или вернуть в кассу в течение 1 года с момента их выдачи.
• Для определения момента, когда у сотрудника возник дополнительный доход, нужно учитывать не только срок, установленный для возврата аванса, но также срок исковой давности. Ведь компания потеряет возможность взыскать денежные средства только, когда истечет срок давности (пункт 1 статьи 196 ГК РФ).

В результате с компании сняли претензии налоговиков (постановление АС Центрального округа №А64-6405/2015 от 02 ноя 2016 года).

Что касается командировочных, то здесь у многих руководителей возникает путаница. Все дело в том, что пункт 6.3 Указания Центрального банка России №3210-У от 11 мар 2014 года позволяет работодателю самостоятельно установить срок сдачи авансовых отчетов. Казалось бы, можно прописать длительный срок и потом ссылаться на данный документ.

Однако в общих правилах о командировках зафиксирован трехдневный срок представления отчетов. Это указано в пункте 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ №749 от 13 окт 2008 года. А по нормам российского законодательства, подобное Постановление Правительства имеет большую юридическую силу, чем отдельное указание Центробанка. Нужно опираться на действующее законодательство.