Какие требования работодателей к сотрудникам незаконны. И о чем их можно просить

Неосторожная просьба к сотруднику может привести вас к большим доначислениям и штрафам. Даже если он пойдет вам навстречу, избежать претензий контролеров не получится. Поэтому в наше время каждому руководителю необходимо знать, что он может требовать со своего персонала, а что обсуждать категорически нельзя. Об этом вы и узнаете из статьи, которую для вас подготовили эксперты компании Самитов Консалтинг.

Поработать в выходные или после завершения трудового дня

Это самое распространенное требование работодателя к своим сотрудникам. Оно может быть вызвано производственной необходимостью, появлением срочных задач, новых и важных клиентов. Неважно, но в любом случае каждая переработка должна оплачиваться в двойном размере. Но если ваш сотрудник останется на работе сверхурочно по собственной инициативе, то ничего доплачивать ему не придется.

В чем тут риски

У каждого сотрудника, с которым вы заключили трудовой договор, есть рабочее время. Он должен появиться на работе и уйти с нее в определенное время. Такое требование распространяется как на тех, кто работает в офисе, так и на удаленщиков. Вызвать сотрудника в нерабочее время вы можете только с его согласия. Причем он вполне законно может потребовать доплату за переработку. Если об этом не побеспокоиться, вам могут грозить большие штрафы и доначисления. Судебная практика это подтверждает.

Снижаем риски

Трудовой кодекс позволяет вам привлечь своих сотрудников в нерабочее время. Сделать это можно двумя способами:

1. Установить им ненормированный рабочий день. В этом случае вы можете объяснить присутствие персонала на рабочем месте особым графиком работы.

2. Привлечь к сверхурочной работе. Но в этом случае без доплаты вам не обойтись.

Но в любом случае не нужно перегибать палку. Иначе это может плохо кончиться для вас, так как у работодателя нет права часто просить сотрудника оставаться на работе сверхурочно. Даже если у последнего установлен ненормированный рабочий день, должен быть рабочий график. Вы можете 1-2 раза вызвать такого работника на сверхурочную работу, но не больше.

Все вызовы должны быть обоснованы производственной необходимостью. А самому сотруднику за такую работу вы должны дать несколько дополнительных дней отпуска. Не меньше трех. Даже если работник с ненормированным графиком не выйдет на работу сверхурочно ни одного раза, дополнительные дни отпуска вы обязаны предоставить.  

Стать самозанятым

Работодатели все активнее сотрудничают с плательщиками НПД. Конечно, с такими исполнителями гораздо проще: не нужно платить налоги, взносы, отпускные, больничные. Даже оборудование и инструменты для работы предоставлять не надо. Это понимают и проверяющие, поэтому разбирают такое сотрудничество по винтикам, чтобы переквалифицировать отношения в трудовые.

Несмотря на это работодатели уже в объявлениях пишут, что требуются специалисты, зарегистрированные в качестве самозанятых. Нередки случаи, когда на собеседовании будущий работодатель предлагает соискателю зарегистрироваться в приложении «Мой налог». А там останется только перечислить исполнителю вознаграждение и получить от него чек. Об остальном компании уже не беспокоятся. Гражданин сам должен платить за себя налоги.

Для большего понимания приведем пример сотрудничества со штатным сотрудником, с которым заключен трудовой договор, и с самозанятым. Пусть сумма вознаграждения гражданина составляет 520 000 руб.

Если компания заключит с ним трудовой договор, тогда на этот гонорар придется начислить страховые взносы (пусть это будет общая ставка 30%) и взносы на страхование от несчастных случаев (еще 2%). Итого только на взносах работодатель потеряет 32% от дохода сотрудника. Плюс нужно с заработка удержать НДФЛ. Вычеты по этому налогу учитывать не будем.

Итак, считаем. Сначала вычтем из гонорара НДФЛ, его сумма составит 67 600 руб. = 520 000 х 13%. Итого сотрудник получит 452 400 руб. Что касается взносов, то их придется начислить и заплатить на 166 400 руб. = 520 000 руб. х 30,2%.

Так как, рассчитывая налог на прибыль, работодатель учтет в расходах всю сумму его дохода, возьмем только взносы для расчета экономии. Получается, что экономия составит 33 280 руб. = 166 400 х 20%.

А теперь рассмотрим сотрудничество с плательщиком НПД. С полученного гонорара гражданину придется перечислить в бюджет 31 200 руб. = 520 000 х 6%. После уплаты налога самозанятому останется 488 800 руб. = 520 000 – 31 200. То есть, как плательщик НПД он получит больше штатника на 36 400 руб. = 488 800 – 452 400. А если учесть налоговый вычет, который полагается каждому самозанятому, доход будет еще больше.

Что касается компании, то ей учитывать в расходах нечего, так как страховые взносы платить не нужно. То есть, экономия составит 133 120 руб. = 166 400 – 33 280.

Какие риски

Уже само сотрудничество с самозанятыми сделает вас излюбленным объектом наблюдения для фискалов. Они будут искать любые недочеты в договорах с плательщиками НПД, собирать свидетельские показания и иные документы, чтобы переквалифицировать ваше сотрудничество с самозанятым в трудовые отношения. А это, соответственно, доначисление НДФЛ, взносов, а с ними и штрафов, пеней.      

После завершения сотрудничества и сами плательщики НПД могут потребовать, чтобы вы признали отношения трудовыми. В Роструде все чаще фиксируются жалобы по этому поводу.

А вот вам наглядный пример. Гражданин со статусом самозанятого подал электронную жалобу в трудовую инспекцию. В жалобе он написал, что работодатель отказался заключать с ним трудовой договор, поэтому пришлось зарегистрироваться самозанятым. Но работа, которую он выполнял, полностью соответствую обязанностям штатника. А после исполнения работы, естественно, никаких компенсаций не было.

Чиновники изучили договор и согласились с тем, что его можно признать трудовым. Пожаловаться граждане сегодня могут и в суд, и через сервис «Сообщить о проблеме», через сайт налоговой, Роструда. Возможностей масса.

Профсоюзы ведут активную борьбу с теневой занятостью и продвигают идею о том, чтобы работники могли сами выйти из тени. Ее суть состоит в следующем: у сотрудника, устроенного без трудового договора, будет возможность сообщить об этом соответствующим ведомствам. И после этого договор будет считаться автоматически заключенным на неопределенный срок. Для этого работнику достаточно дать сведения о работодателе: название, ФИО руководителя, ИНН и прочие реквизиты, которые указываются в любом договоре. А после этого подключатся и налоговики: выездной проверки такому работодателю не избежать. Ведь начислить налоги, взносы, пени и штрафы нужно.

Снижаем риски

Составлению договоров с самозанятыми нужно уделять очень много внимания. В нем не должно быть формулировок, которые вы прописываете в договоре со штатниками. Например, выплата заработной платы 2 раза в месяц, рабочий график, материальная ответственность, выплата отпускных, больничных, предоставление оборудования, инструментов для работы и прочее. Всех этих условий не должно быть в договоре с плательщиком НПД.

Не заявляйте в объявлениях с вакансиями о том, что вам нужны самозанятые. А если вы их и принимаете, то не устанавливайте для них время работы и отдыха, дни получения гонорара. Его сумма и дата получения должны привязываться к результату работы плательщика НПД. И это обязательно укажите в договоре. А каждая выплата должна сопровождаться оформлением акта выполненных работ.

Перейти на неполный рабочий день или на договор ГПХ без изменения зарплаты

Некоторые компании идут на такие ухищрения для сохранения определенных льгот. Например, чтобы не слететь с упрощенки, не потерять статус МСП и пользоваться послаблениями для малых предприятий и прочее.

А перевод части сотрудников из штата на договоры ГПХ или сокращение их рабочего времени будет самым простым решением. Что касается последнего случая, то учет рабочего времени и официальная оплата труда будут проводиться исходя из «фактической» отработки. А разницу работодатель может оплачивать премией, надбавкой или еще как.   

В чем риски

Здесь ситуация схожа с договорами, которые работодатель заключает с плательщиками НПД. Фискалы прекрасно знают, зачем компании переводят штатников на договоры ГПХ и пресекают такие попытки ухода от налогов. А для облегчения этой работы ФНС даже разослала по нижестоящим инспекциям письмо с перечнем признаков, по которым можно распознать подмену трудовых отношений.

Если фискалы выяснят, что при переводе на неполный рабочий день зарплата вашего сотрудника не изменилась, то такой перевод посчитают фиктивным. Это касается и случаев, если рабочий график вашей компании не предусматривает перевод на неполный рабочий день. Давайте для наглядности закрепим случаем из практики.

Компания на спецрежиме принимала продавцов по внешнему совместительству на 0,125 ставки. По договору они работали на пятидневке 1 час в день с плавающим графиком и выходными. Численность работников в этой компании менялась от 5 до 8 человек в год.

Фискалы начали проверку этой компании и выяснили, что смена продавцов длилась не один час, а весь день. Кроме того, они работали по выходным. А это не отвечает условиям работы, указанным в договорах. Налоговики подсчитали численность, в результате за год она превысила 110 человек. И компания слетела со спецрежима.

Снижаем риски

Если захотите перевести сотрудников на сокращенный рабочий день, вам нужно известить об этом центр занятости населения. Сделать это можно через сайт «Работа России». А что касается фискалов, то приготовьтесь им объяснить, почему ваш сотрудник стал работать меньше, а зарплата у него не уменьшилась. Как вариант, можно сказать, что вы выдавали квартальную премию или материалку.

Пойдешь в отпуск в следующем году

Руководитель не хочет отпускать сотрудника в отпуск или просит оформить его только на бумаге. Такие ситуации нередки в наше время и очень опасны.

Какие риски

Такими просьбами или требованиями работодатель нарушает Трудовой кодекс. Вы не имеете права заставлять сотрудника трудиться в свой отпуск. Ему это время дается для полноценного отдыха.

В каждой компании должен быть график отпусков. Он утверждается не позже, чем за 2 недели до начала следующего года и обязателен к исполнению как работодателем, так и сотрудником. Если трудовая инспекция узнает, что ваша компания не следует этому графику, а ваши сотрудники копят отпуска, штрафов вам не избежать.

Оформлять отпуска только приказами рискованно для вас. Дело в том, что при увольнении сотрудник может потребовать все компенсации за неиспользованные отпуска. И суды в этом случае встают на сторону сотрудников.

Снижаем риски

Трудовой кодекс позволяет переносить отпуска на следующий год только в исключительных случаях:

• при уходе на больничный во время отпуска;

• для исполнения во время отпуска госзаданий, если на это время по закону сотрудника должны освободить от работы;

• в прочих случаях, установленных законодательством.

Как видно, случаи эти очень ограничены. Кроме того, при переносе отпуска нужно учесть пожелания сотрудника. Отгулять он его должен на протяжении 12 месяцев года, следующего за годом, когда отпуск должен был быть использован.

Вы, как работодатель обязаны распределять отпуска всех своих сотрудников.  В графике необходимо учитывать как текущие, так и накопленные отпуска (целиком или отчасти). Если нет возможности учесть пожелания каждого сотрудников по срокам, у вас есть возможность отправить их в отпуск даже без согласия. Для этого нужно просто оформить приказ и сообщить об отпуске работнику. За непослушание вы можете объявить ему выговор.

Что можно требовать от сотрудников

А теперь расскажем, какие требования работодатель на законных основаниях может выдвигать к своему персоналу.

Наличие прививок

По общему правилу каждый сотрудник сам решает, соглашаться на прививку или нет. Даже если никто из ваших работников не сделает прививку от гриппа или ковида, вашей компании ничего не грозит.

Другое дело, если речь идет об обязательной вакцинации. Если у сотрудника нет противопоказаний для прививки, но он отказывается от нее, вы должны отстранить его от работы. Причем без оплаты. Если этого не сделать, вашей компании придется платить штраф.

Соблюдение дресс-кода

Если внутренней документацией вашей фирмы предусмотрено ношение формы или одежды определенных цветов, видов, то вы вполне можете требовать этого от своих сотрудников. Требования к одежде могут прописываться в отдельном положении, правилах внутреннего распорядка либо в трудовом договоре.

В первых двух случаях нужно просто издать документ с правилами дресс-кода и знакомить с ним всех сотрудников под роспись. Если вы хотите внести изменения в трудовой договор, то вам нужно получить согласие на это у сотрудника. Ведь он выступает стороной договора.

Дробление отпуска на части

Если вы хотите, чтобы работник разбил свой отпуск, нужно его согласие. Причем одна из частей отпуска не должна быть меньше 14 дней. Это требование закона. Если хоть одна из сторон против такого дробления, сотруднику нужно предоставить полный отпуск.

Перед составлением графика отпусков советуем переговорить с работниками. Причем в первую очередь учитывать нужно мнение тех, у кого есть право уйти в отпуск в любое удобное время. Когда дело будет подходить к отпуску, они вполне могут передумать и пойти на отдых в другое время. Но трудовая инспекция советует учитывать их мнение в первую очередь.

Зарплатный банк

Сотрудник участвует в зарплатном проекте по собственному желанию. Но вы можете попросить его об этом. При этом заставить работника получать зарплату в банке, в котором вам нужно, вы не имеете права. И даже если он согласиться открыть зарплатный счет в том банке, в котором вы ему сказали, через какое-то время он может перейти в другой банк.

Чтобы упростить эту процедуру, сейчас тестируется возможность перевода зарплаты работникам через СПБ. Если все пройдет удачно, то для отправки зарплаты вам достаточно будет ИНН сотрудника либо его номера телефона. А работники сами будут выбирать себе банк. Вы даже об этом знать не будете.

Оформление электронной подписи

Вы можете требовать от сотрудника получения электронной подписи лишь в том случае, если это условие прописано в его трудовом договоре. В противном случае у вас нет такого права.

Трудовой кодекс защищает права работников. И об этом нужно помнить всегда. У каждого из них сегодня есть масса возможностей пожаловаться на вас. Для этого даже из дома выходить не нужно. Поэтому при общении с персоналом советуем проявлять осторожность.

Если у вас уже возникли сложности подобного рода или иные проблемы в бизнесе, бухгалтеры и юристы компании Самитов Консалтинг готовы вам помочь. Большой практический опыт и высокая квалификация наших специалистов позволяет им решать даже самые сложные и нестандартные задачи. А многими их кейсами наши клиенты пользуются и сегодня, что подтверждается благодарственными письмами и отзывами. Чтобы стать одним из них, просто напишите нам в онлайн-чат или закажите обратный звонок. Наши менеджеры запишут вас на консультацию.