Успех любого бизнеса во многом зависит от кадрового состава. И далеко не последнюю роль в нем играет главный бухгалтер. Однако хороший специалист быстро понимает, что руководитель не совсем хорошо разбирается в финансах, и вскоре начинает злоупотреблять положением. Как контролировать своего бухгалтера и держать руку на пульсе расскажем в подробностях далее.
Как владелец консалтинговой компании я нередко слышу от предпринимателей, которые к нам обращаются, жалобы на некачественную работу бухгалтера или убытки, которые понес бизнес из-за некомпетентности и непорядочности главбуха. Иногда вскрываются такие аферы, которые достойны отдельной экранизации. Причем бывали случаи, когда «цена вопроса» оказывалась настолько высока, что это даже ставило под угрозу продолжение ведения бизнеса как такового.
Давайте разберемся, на какие моменты руководителю предприятия нужно обращать внимание, чтобы контролировать работу штатного бухгалтера и не получить в какой-то момент неприятные сюрпризы от его работы. Ведь многие, кто сталкиваются с негативными последствиями действий главбуха, как под копирку говорят: «Изначально ничего не предвещало …».
Традиционно любую проблему лучше предотвратить, чем справляться с ее последствиями, поэтому я рекомендую следующий чек-лист по проверке главбуха компании:
- У вас обязательно должен быть доступ к бухгалтерской программе, отдельный свой логин и пароль.
Не пренебрегайте этим советом. Часто владельцы компаний не стремятся вникать в работу 1С или другого программного продукта, в котором ведется бухгалтерский и налоговый учет. Это вызвано тем, что они самостоятельно не разбираются в бухгалтерии или же не хотят в нее вникать и тратить свое время.
Такой подход руководства по умолчанию дает карт-бланш бухгалтеру и в определенной степени расслабляет его. Понимая, что рычаг контроля за информацией в бухгалтерской программе отсутствует, главбух в этой базе может творить, что угодно, даже «жесткий хоррор», а владелец компании долгое время будет находиться в «счастливом неведении».
Собственный логин и пароль могут вам пригодиться, если вы решите негласно пригласить аудитора взглянуть на ваш учет.
По-хорошему экспресс аудит и проверка документов в бухгалтерии должны происходить раз в полгода. Это обойдется дешевле, чем полноценное проведение аудиторской проверки. А еще снизит риски санкций и махинаций главным бухгалтером, недаром же говорят, скупой платит дважды…
- Заведите за правило регулярное архивирование учетной программы. Желательно на сервере, к которому не имеет прямого доступа главбух. То есть архив базы данных регулярно должен делать или IT-специалист или база должна архивироваться автоматически, например, раз в неделю.
Коль уж мы начали с учета в программе, то по практике могу сказать, что системность в формировании архивных копий программы убережет собственника бизнеса или генерального директора от многих неприятностей, а также поможет сэкономить время и деньги при возникновении конфликтной ситуации.
Это своего рода страховка на тот случай, если с бухгалтером начнутся проблемы, а такое происходит довольно часто. Когда бухгалтера ловят на растрате, уличают в недобросовестном ведении учета и т. д., в ответ главбухи либо «сносят» базу целиком, либо вносят в программу ряд изменений, которые сразу не заметишь, но они могут навредить бизнесу или замаскируют махинации.
Если нужно проверить бухгалтера и имеются основания к этому, обязательно следует создать бэкап всех программ учета, а архив базы данных разместить на компьютерах, к которым нет доступа из бухгалтерии.
- Имейте доступ к клиент-банку, с которого осуществляются безналичные платежи. Или просите из него регулярно бумажные распечатки выписок. Контролируйте хотя бы крупные суммы и сопоставляйте, как они отражены в программе. Распечатки храните у себя в сейфе, бухгалтер должен понимать, что вы их не выкинули и при необходимости сможете поднять.
На практике у меня был случай, когда главбух компании за полтора года вывела почти 4 млн. руб. себе на банковскую карту, а директор об этом совершенно не подозревал.
Схема была организована следующим образом, вначале главбух оформила фиктивный договор займа, по которому она якобы занимала компании 4 млн. руб., подпись за директора подмахнула самостоятельно, а к печати у нее естественно был свободный доступ.
Затем поквартально она переводила с расчетного счета себе транши на погашение данного займа, но в программе отражала эти операции как оплату налога на прибыль или НДС.
Афера вскрылась только при проведении аудиторской проверки, когда аудитор сверил информацию в базе 1С с выписками из клиент-банка, а также одновременно заказал сверку в налоговой инспекции. В тот день проверка бухгалтерии предприятия показала, что 4 млн. руб. ушли в карман человека, которому слишком сильно доверяли.
- Минимум раз в квартал требуйте, чтобы бухгалтер сверялся с бюджетом. Это поможет вам избежать неприятных сюрпризов по расчетам с бюджетом и отчасти застрахует от воровства.
В пользу того, что это работает, делюсь еще одной историей нашего клиента. К нам на обслуживание пришла компания, в которой достаточно бесконфликтно уволился главный бухгалтер. Понятно, что директор был убежден: с учетом все более или менее в порядке.
Принимая дела, мы одним из первых шагов заказали сверку с бюджетом. Такая проверка бухгалтерии показала, что по данным ФНС компания имеет задолженность по пене около 110 тыс. руб. Не по налогу, а именно по пене!
Недоимка образовалась из-за ошибки бухгалтера при оплате налога на прибыль на крупную сумму. Потом, спустя несколько дней и увидев, что платеж не поступил, она его поправила, но пеню налоговики уже начислили. А при увольнении главбух решила об этом факте скромно промолчать.
- Приучите бухгалтера делать для вас таблицу по оплате и начислению налогов, в которой текущие платежи, штрафы и пени должны быть выделены отдельно. Сопоставляйте ее с актом сверки из ФНС.
Еще одна хитрость, на которую идут бухгалтеры, чтобы прикрыть свои ошибки: они готовят платежного поручение якобы на оплату текущего налогового платежа, но на самом деле оплачивают пени или штрафы, образовавшиеся из-за их некачественной работы.
Например, бухгалтер говорит директору, что необходимо оплатить НДС, готовит платежку, в которой КБК указывается пени, а назначение платежа, что это текущая оплата налога за квартал.
При таком маневре деньги зачислятся в оплату пени или штрафа, а вы будете думать, что компания произвела плановый платеж налога и ничего не заметите.
Чтобы так не попадать и не оплачивать из своего кармана ошибки бухгалтера, обязательно обращайте внимание на информацию о пенях и штрафах, как начисленных, так и оплаченных в акте сверки из налоговой инспекции. Такая проверка главного бухгалтера не займет много времени, но существенно облегчит жизнь в дальнейшем.
- Введите регламент о датах закрытия месяца в бухгалтерской программе и дне, когда бухгалтер будет вам отчитываться по результатам работы за прошедший месяц.
Пословицу про ловлю рыбы в мутной воде вы наверняка слышали. В ситуации с бухгалтерией это правило работает на все 100 %. Крайне важно, чтобы в компании был установлена какая-то дата, например, 20 число следующего месяца, до которой сотрудники должны сдать первичные документы в бухгалтерию, а учетная служба отразить их в программе.
Это называется – закрытие месяца. Помимо тренировки дисциплины и оперативности, такая мера позволит вам иметь актуальную информацию не только по расчетам с бюджетом, но и с контрагентами и кредитными организациями.
Если вы затребуете данные для проверки, бухгалтер уже не сможет вам отказать, сославшись на то, что еще не все проведено в программе и месяц не закрыт.
- В идеале ежемесячно, но хотя бы раз в квартал требуйте от бухгалтера информацию по расчетам с контрагентами, которые главбух должен подтвердить актами сверки.
Проще всего бухгалтер может предоставить вам информацию о кредиторской и дебиторской задолженности, распечатав оборотно-сальдовые ведомости из программы, а достоверность цифр обоснуют акты сверки, подписанные поставщиками или покупателями.
Задумываясь о том, как проверить работу бухгалтера, особое внимание всегда нужно заострять на счете 76. Он называется «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Обычно там бухгалтер прячет «все самое интересное», туда и штрафы проводят, и сомнительные расчеты, и вывод денег на личные счета или третьих лиц.
Второй по популярности счет, в котором можно поискать «скелеты в шкафу» – это счет 91-2 «Прочие расходы». Тоже обращайте внимание, какие там суммы числятся в бухгалтерии и на каком основании.
- Если штат компании небольшой, то самостоятельно проверяйте, нет ли в списке тех, кому начисляется зарплата уволенных сотрудников. Если на это у вас нет времени или коллектив в компании приличный, доверьте функцию контроля сотруднику, не из бухгалтерии и не подчиняющемуся главбуху.
Один из видов махинаций, с помощью которых главные бухгалтеры или даже бухгалтеры расчетчики воруют деньги компании – это «мертвые души» в учете.
Зарплата по базе начисляется давно неработающему сотруднику, который потом или делится с бухгалтером, если деньги перечисляются ему на карту.
Или другая модификация этой аферы: бухгалтер по базе показывает начисление какому-то «левому» или уволенному сотруднику, а на самом деле перечисляет эти суммы на свой банковский счет. Заметить это можно только опять же при сверке учетной программы и информации из клиент-банка.
Как провести проверку бухгалтерии в подобном случае? Если сотрудников в компании много, держите, хотя бы в голове информацию об общем среднем размере ФОТ и количестве сотрудников.
Если в кризис вы сократите персонал, а начисления по оплате труда не сильно изменятся, это можно считать поводом для контроля расчетов с персоналом, особенно если главбух не сможет дать вам внятные разъяснения о причине таких метаморфоз.
- Если ваша деятельность связана с наличными расчетами и в сейфе всегда хранится значительная сумма, требуйте заполнения «покупюрок», а также установите видеокамеру непосредственно над сейфом.
«Покупюрка» – это метод учета наличных, основанный на учете денежных купюр, который позволяет исключить злоупотребления с наличкой и ужесточить контроль кассовой дисциплины. Иными словами это табличка, в которой расписан денежный остаток в кассе по количеству купюр с разным номиналом.
Еще одна история наших клиентов: в розничном ритейле каждый день торговые представители привозили наличную выручку и сдавали ее в бухгалтерию. Представителей в организации было 9 человек, привозили они ежедневно от 50 до 100 тыс. руб. каждый.
Конфликт в коллективе начался, когда после сдачи выручки и даже заполнения «покупюрок» деньги из сейфа стали пропадать с завидной регулярностью. В одной пачке, например, отсутствуют 5000 руб., в другой две банкноты по 500 руб. и т. д. Эти недостачи стали распределять между торговыми представителями и кассирами, принимающими наличку, списывая это на их невнимательность, так как деньги обычно считались поздно вечером.
В один из дней директору все это надоело и он тайно, рано утром попросил охрану установить видеокамеру прямо над сейфом в бухгалтерии. Весь коллектив предприятия был крайне удивлен, просматривая занимательное видео, в котором главный бухгалтер после ухода всех сотрудников и якобы кропя над отчетностью, заглянула в сейф и выдернула из «покупюрок» несколько банкнот себе на карманные расходы. Свое поведение женщина традиционно объяснила тем, что ее не ценили и слишком мало платили.
На вопрос, как проверить бухгалтера и других сотрудников при работе с наличкой решается просто: нужно обязательно установить камеры над кассами и сейфом.
- Для аудиторской проверки не приглашайте аудитора по рекомендации главного бухгалтера. В подавляющем большинстве случаев вы переплатите за работу аудитору, потому что в сумме будет заложен откат. Кроме того дружественный аудитор при проверке замаскирует или закроет глаза на какие-то просчеты главного бухгалтера. Аудитор и главбух всегда должны быть независимыми персонами.
Тоже самое не стоит делать, привлекая крупные кредиты. Вспоминаю случай, когда главбух посоветовала для развития бизнеса в других регионах взять крупный кредит в известном банке, за что получила приличный откат и в скорости уволилась из предприятия. Компания специализировалась на отделочных материалах и сантехнике премиум-класса и ни один десяток лет уверенно чувствовала себя на рынке в своем городе.
К сожалению, у этой истории трагический финал, бизнес в других регионах не пошел, потраченные деньги принесли в результате только убытки, а компания осталась с долгом, превышающим 150 млн. руб. Один из учредителей эмоционально не перенес такого удара и в 52 года скончался от сердечной недостаточности.
Зато бывший главбух до сих пор катается на неплохом внедорожнике, купленном за сумму отката банка.
Официально откат проблематично доказать, даже если кто-то неформально слил информацию, что он имел место быть.
Вот такие несложные в практическом использовании меры безопасности помогут вам держать под контролем ваш учет и снизить риски воровства и махинаций со стороны главного бухгалтера.
