Существует перечень необходимых документов, которые обязательно должны присутствовать в любой фирме. Один из них – график отпусков, который периодически любит проверить трудовая инспекция. Ближе к концу календарного года появляется необходимость в его составлении и подтверждении.
Понятие графика отпусков утверждено статьей 123 ТК РФ и подразумевает документ, определяющий порядок обязательного предоставления отпускных дней для работодателя и сотрудников. Он составляется и утверждается каждый год за пару недель до наступления календарного года.
Начальный этап
На первом этапе подготовки графика требуется пообщаться с работающими людьми и узнать их пожелания и запланированные числа отпусков. Данную работу выполняют начальники подразделений. Собранная информация предоставляется кадровику, который затем подготавливает общий график.
Стоит знать, что законом предопределено несколько категорий граждан, которые имеют некоторые преимущества при выборе даты отпуска. Данным людям руководитель обязан предоставить дни в любое подходящее для них время. К подобным категориям людей относятся:
работающие, возраст которых меньше 18 лет;
сотрудники, трудящиеся по совместительству;
женщины, которые собираются в декретный отпуск;
сотрудники с усыновленными детьми в возрасте до 3 месяцев;
мужчины, у которых жены пребывают в декретном отпуске;
один из родителей, сопровождающих подростков в возрасте до 18 лет для поступления в учреждения средне-профессионального и высшего образования, находящиеся в других районах и областях;
женщины, у которые двое и больше детей не старше 12 лет;
люди, награжденные знаком Героя Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы;
люди, являющиеся Героями Советского Союза, Героями Российской Федерации и полными кавалерами ордена Славы;
инвалиды войны и ветераны боевых действий, а также другие лица, обозначенные в статьях 14 – 19 ФЗ «О ветеранах»;
супруги военнослужащих – отпуск предоставляется в тоже время, что и у второго члена семьи;
работники, пострадавшие от радиационного воздействия при исследованиях на Семипалатинском полигоне и при катастрофе на Чернобыльской АЭС;
люди, имеющие знак «Почетный донор России».
Описанные категории граждан выбирают даты отпусков в первую очередь, после чего определиться могут остальные работающие граждане.
Как правильно оформить и заполнить
Для графика отпусков существует определенная форма, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 – Т-7. При необходимости руководитель может сделать свою форму либо исправить предоставленную.
В основном варианте присутствует несколько граф:
В первой записывается название структурного подразделения.
Во вторую вносят название должности сотрудника.
В третьей графе прописывают фамилию, имя и отчество сотрудника.
В четвертую вносят табельный номер.
В пятой указывают сколько календарных дней составляет отпуск.
В шестой записывают выбранные числа отпуска.
Все данные обязательно указываются до того, как график подается на утверждение. Также необходимо написать дату, когда составлялась бумага, а также ее порядковый номер (в соответствии с выбранной нумерацией подобных бумаг в компании).
После выполнения всех действий документ подписывает начальник отдела кадров и директор фирмы. При наличии в организации профсоюза, директор отправляет документ в данный выборный орган. В течение пяти дней с момента получения бумаг он пересылает руководителю мотивированный ответ.
При несогласии профсоюза или наличии каких-нибудь изменений, руководитель может подтвердить ответ либо пообщаться с органом для принятия другого варианта, который устраивало бы всех.
При отсутствии договоренности создается протокол разногласий. Начальник может принять график отпусков, а профсоюз затем обжаловать принятое решение в трудовой инспекции или суде.
Трудовая инспекция инициирует проверку на протяжении месяца после того, как получена жалоба. Если будут обнаружены ошибки и нарушения, то работодателю выдается предписание об удалении графика и его повторном оформлении.
Все решения профсоюза обязательно отмечаются – указывается дата и номер документа. Рекомендуется помнить, что бумага должна быть подписана за две недели до наступления нового года, поэтому требуется начинать составлять ее заранее с учетом времени, необходимого на проверку профсоюзом (если таковой имеется в организации).
Услуги компании Самитов Консалтинг: постановка на бухгалтерский учет в Казани, составление графика отпусков удаленно, аутсорсинг любых юридических услуг и многое другое.
После того, как документ подписан, рекомендуется ознакомить с ним сотрудников предприятия. При этом стоит добавить в график еще один столбец, в котором работник ставит личную подпись, подтверждая, что он видел бумагу. Подобная процедура не дает право работодателю не предупреждать сотрудника о начале его отпускных дней за пару недель.
Ежегодный отпуск предоставляется сотруднику предприятия каждый год, при этом в первый раз он может им воспользоваться спустя половину года непрерывной работы у данного работодателя. До окончания полугода отдых может быть предоставлен по согласованию сторон. Начиная со второго года календарные дни для отдыха предоставляются в соответствии с заведенными правилами на фирме.
График отпусков на будущий год должен быть полностью утвержден к середине декабря. При его составлении следует учитывать эти сроки, а также возможные разногласия с профсоюзом.
Особенности заполнения документов
Кроме основного отпуска существует несколько вариантов дополнительных:
Для сотрудников, занятых на опасных производствах; с ненормированным рабочим днем; работающих в районах Крайнего Севера, а также в ситуациях, описанных в статье 116 ТК РФ.
Без сохранения заработной платы (по семейным обстоятельствам и другим важным причинам согласно статье 128 ТК РФ).
При совмещении работы и учебы согласно ст. 173 – 176 ТК РФ.
Два последних варианта являются правом, а не обязанностью, поэтому в документации не отражаются. Оформляют их на основе заявления работающего человека и приказа директора.
Если человек не использовал некоторую часть отпуска, то оставшиеся календарные дни добавляют к общему количеству.
Не допускается не предоставление отдыха сотруднику на протяжении пары лет подряд. Данный запрет также распространяется на людей младше 18 лет и работников, выполняющих работу на вредном производстве и с опасными условиями труда.
Поскольку использование отпуска без сохранения заработной платы или учебного отпуска является правом работника, но не обязанностью, то и в графике они не отражаются.
Новый сотрудник пришел после составления графика
Многих интересует вопрос о том, что делать с новыми сотрудниками, если они пришли позже, чем утвержден график отпусков.
В подобном случае решение принимает руководитель по своему усмотрению. При этом допускается составить дополнительный график либо отпустить человека просто по заявлению.
Отпуска сотрудников, работающих по внешнему совместительству, также часто не включают в общий график в виду того, что отпуска по совместительству предоставляются вместе с днями на основной работе.
При этом при необходимости работодатель может предоставить дополнительные дни без сохранения заработной платы в том случае, если основной отпуск длиннее совмещенного.
Изменения в принятом графике
Несмотря на то, что документ утвержден и подписан, допускается внесение изменений в график. Отпуск может быть продлен либо перенесен на другой срок в определенных случаях, обозначенных в статье 124 ТК РФ либо по согласованию между работодателем и работником.
При несвоевременной оплате либо несвоевременном предупреждении (менее двух недель) о начале календарного отпуска, работник имеет право подать письменное заявление о переносе отпускных дней на удобное для него время. При этом работодатель обязан удовлетворить подобное требование.
Изменения в графике отпусков чаще всего связаны с датами либо изменением продолжительности.
График отпусков оформляется в любой организации, независимо от формы собственности.
Документ подготавливают в конце года с учетом всех пожеланий сотрудников. Для отдельных категорий граждан предусматриваются послабления в выборе даты дней для отдыха. Важно правильно заполнять составляемый документ.
При наличии на предприятии профсоюза готовый документ отправляется на рассмотрение. Орган утверждает либо указывает на ошибки и неточности, которые необходимо исправить. В некоторых случаях возможно вмешательство трудовой инспекции.
В утвержденный график допускается вносить изменения даты либо продолжительности отпуска по согласованию с руководителей.
Для сотрудников, выполняющих работу по совместительству, не обязательно составлять отдельный график, при необходимости отдых предоставляется по заявлению и согласовывается непосредственно с руководителем.
Нужна помощь? Оставьте заявку и мы вам перезвоним
