Все без исключения компании (и ООО и ИП) должны соблюдать сроки хранения бухгалтерских документов. В 2023 году ранее действующие периоды были обновлены. Хотите избежать штрафных санкций? Учитывайте новые правила при ведении предпринимательской деятельности.
Правильное хранение обеспечивает безопасность данных и позволяет быстро предоставить их при необходимости, например, во время аудита или налоговой проверки.
Далее рассказываем о том, какие документы и как долго нужно хранить, говорим про изменения в сроках хранения, а также о последствиях несоблюдения законодательных требований.
Хранить или не хранить?
Конечно хранить! И необходимость соблюдения законодательных требований — не единственная причина.
Итак, хранить финансовую документацию нужно потому что:
- Законы РФ устанавливают конкретные сроки хранения бух документов. Несоблюдение этих требований может привести к штрафам и санкциям со стороны контролирующих органов.
- На основе бухгалтерских документов составляется финансовая отчетность компании. Они подтверждают достоверность данных, указанных в отчетах, и могут потребоваться для аудита.
- Налоговые органы имеют право запросить первичку для проверки правильности уплаты налогов. Без них сложно доказать правомерность совершенных операций и уплаченных налогов.
- При возникновении споров с контрагентами, сотрудниками или государственными органами, бухгалтерские документы служат важным доказательством, подтверждающим выполненные операции и договоренности.
- Бухгалтерские документы помогают руководству контролировать финансовые потоки, анализировать результаты деятельности и принимать обоснованные управленческие решения.
- Долгосрочное хранение бухгалтерских документов позволяет отслеживать развитие компании, анализировать прошлые финансовые результаты и использовать эту информацию для планирования будущих стратегий.
Кроме этого, организации, которые правильно хранят документацию, автоматически создают юридическую защиту своей репутации и поддерживают финансовую прозрачность.
Если какие-либо бумаги были испорчены или утрачены, постарайтесь восстановить их как можно быстрее.
Алгоритм исчисления начала срока хранения
Как бы банально это не звучало, но срок хранения бухгалтерских документов напрямую зависит от их вида. В соответствии с нормами ФЗ № 402-ФЗ подавляющее большинство важной документации храниться на полках кабинета главного бухгалтера не менее пяти лет. Но многие предприниматели задаются одним и тем же вопросом: как исчисляется этот срок?
Для первичных учетных документов, регистров бухучета, бухгалтерской отчетности и аудиторских заключений пятилетний период начинается с 1 января года, следующего за отчетным. Приведем пример. Документы за 2024 год нужно хранить до конца 2029 года.
Срок хранения документов, связанных с учетной политикой и организацией бухгалтерского учета — пять лет со дня их последнего использования. Этот же период актуален и для электронных документов, подтверждающих подлинность электронной подписи.
Сроки хранения документов регулируются не только вышеуказанным законом, но и правилами государственного архивного дела. Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения утвержден приказом Росархива № 236. Здесь все предельно просто: есть пятилетний срок и срок, превышающий этот период. То есть, если по Перечню срок менее пяти лет, храним документ ровно пять лет, если больше — храним в соответствии с установленным сроком.
Существуют также документы, которые нельзя утилизировать в течение 75 лет. Да, да, вне зависимости от того, будет ли работать ваша компания или нет, отдельные виды документации должны храниться в архиве достаточно длительный промежуток времени.
К таким документам относятся налоговые карточки, хранящиеся в компании, у которой отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате, а также реестры данных о доходах ФЛ и лицевые карточки сотрудников.
Где хранить документы
Есть два варианта.
Первый: руководитель освобождает отдельную комнату в своем офисе и создает личный архив. На первый взгляд все идеально. Однако на практике это достаточно сложный способ хранения. Во-первых, вам придется арендовать (или покупать) большее по площади помещение. Во-вторых, в архиве нужно поддерживать правильный уровень влажности и нужную температуру. Кроме этого, собственнику придется дополнительно установить в этом помещение камеры наблюдения для обеспечения максимального уровня безопасности.
Хранение документов вне офиса — более выгодный вариант (особенно, когда речь идет о документах с длительным сроком хранения). В данном случае речь идет про услуги архивных компаний, которые обеспечивают все необходимые условия для сохранности первички.
Что делать с документацией, у которой истек срок действия
Просроченная документация уничтожается. К сожалению, другой судьбы у нее нет. Однако это не означает, что процесс уничтожения должен производиться на следующий день после истечения сроков хранения.
Руководители организаций в данном случае могут действовать в соответствии с установленной политикой компании.
Перед уничтожением документации специалисты компании “Самитов консалтинг” рекомендуют:
- повторно проверить сроки: сверьтесь с внутренними регламентами и законодательными нормами;
- подготовиться к уничтожению: составьте соответствующий акт, в котором будет перечислен перечень документов, подлежащих уничтожению (акт подписывается руководителем и бухгалтером);
- переместить бух документацию в архив: это нужно сделать для того, чтобы убедиться, что документы не содержат ценной информации, которая может понадобиться в будущем.
После всех проверок и подписания акта на уничтожение, документы могут быть стерты с лица земли.
После уничтожения необходимо обновить архивные данные компании, для отображения текущего статуса хранения. Это поможет в будущем легко отслеживать, какие документы были уничтожены и когда.
Компания может уничтожить устаревшую бухгалтерскую документацию несколькими способами. Один из вариантов — передать документы для утилизации специализированной организации. Также можно уничтожить документы самостоятельно: сжечь, обработать химическими веществами или измельчить с помощью шредера.
Нужна помощь? Оставьте заявку и мы вам перезвоним
