Порядок и особенности отправки кассовых чеков в налоговую

При работе с простыми физическими лицами практически все организации и индивидуальные предприниматели (ИП) обязаны использовать онлайн-кассу, выдавать чеки покупателям, а также передавать их в налоговую инспекцию. В статье рассказываем, как происходит отправка фискальных данных и какая ответственность предусмотрена за несоблюдение требований закона.

Кто должен отправлять в налоговую чеки

Согласно требованиям закона 54-ФЗ при получении оплаты за товар или услугу предприниматель должен отправить электронный фискальный чек в налоговую инспекцию. Делать это обязаны практически все магазины и сервисы, причем и в офлайне, и в онлайне:

• юридические лица независимо от используемой системы налогообложения;
• индивидуальные предприниматели с работниками (на ОСН, УСН и патенте);
• индивидуальные предприниматели без наемных работников, занимающиеся продажей товаров чужого производства (на ОСН и УСН).

Передавать чеки нужно для того, чтобы налоговая контролировала все доходы бизнеса. За несоблюдение требований закона предпринимателя могут привлечь к юридической ответственности.

Ответственность за несоблюдение требований закона

Приобрести кассу и просто выдавать чеки покупателям недостаточно. В соответствии со ст. 14.15 КоАП РФ за несвоевременное представление в налоговую инспекцию документов, связанных с контрольно-кассовой техникой, предусмотрена следующая ответственность:

• штраф до 3 тыс. рублей для индивидуальных предпринимателей;
• штраф до 10 тыс. рублей для юрлиц.

Следует отметить, что штраф может быть назначен за каждый непереданный чек. Если таких фискальных документов наберется большое количество, то итоговая сумма может оказаться крайне существенной. 

Как фискальные данные попадают в налоговую

Сами по себе кассы не передают чеки в налоговую, поэтому нельзя просто приобрести оборудование, установить его и начать им пользоваться. В общем виде принцип работы любой онлайн-кассы следующий:

1. Оплата – клиент оплачивает интересующий товар.
2. Обработка информации – фискальный накопитель сохраняет сведения о проведенной транзакции в зашифрованном виде и защищает их от несанкционированного доступа.
3. Подготовка чека – после формирования чека готовый документ передается покупателю (в бумажном или электронном виде).
4. Проверка данных – сведения о выполненной продаже отправляются оператору фискальных данных (ОФД), который занимается их последующей обработкой и проверкой. 
5. Передача отчета в ФНС России – отчет об успешном получении данных по чеку передается в онлайн-кассу. Сразу после этого аналогичный документ отправляется в налоговую инспекцию.

Получается, что для начала полноценной работы с онлайн-кассой нужно не только приобрести само оборудование, но и купить фискальный накопитель, а также заключить договор с одним из операторов фискальных данных. Помимо этого, необходимо обеспечить постоянное и стабильное подключение к сети. 

Срок передачи сведений

Сведения о совершенной операции передаются оператору фискальных данных непосредственно при проведении оплаты. Если в этот момент не будет стабильного интернета, ничего страшного не случится – вся необходимая информация обязательно сохранится на внутреннем накопителе и при восстановлении соединения автоматически отправится оператору фискальных данных.

Однако срок исполнения обязанности ограничен – по закону №54-ФЗ сведения о проведенных операциях должны передаваться в течение 30 дней. Если по истечении этого срока на локальном носителе останутся сформированные, но не отправленные оператору документы, встроенное программное обеспечение заблокирует фискальный накопитель и пробивать новые чеки с помощью ККТ станет невозможно. 

Даже если предположить, что этого не произошло, пользоваться такой кассовой техникой строго запрещено – за нарушение ИФНС привлечет предпринимателя к административной ответственности. 

Контроль за передачей сведений ОФД

Вся ответственность за отправку фискальных данных оператору целиком лежит на пользователе контрольно-кассовой техники. 

Убедиться в соблюдении сроков передачи сведений ОФД можно одним из следующих способов:

• Проверить наличие в онлайн-кассе уведомлений о неотправленных документах (такой функционал присутствует не в каждой модели).
• Посмотреть пробитые чеки в личном кабинете у ОФД. Если фискальных документов там нет, значит информация о них не была передана.
• Подготовить отчет о закрытии смены или о текущем состоянии расчетов. Количество документов, которые не были переданы, должно равняться нулю. 

Некоторые модели онлайн-касс обладают самостоятельно посредством индикации уведомляют об отсутствии стабильного интернет-соединения и наличии неотправленных фискальных документов. Также у ряда операторов фискальных данных предусмотрены собственные уведомления о работе оборудования. Например, если касса перестала передавать чеки либо подходит срок замены накопителя, ОФД самостоятельно отправит предпринимателю соответствующее уведомление на электронную почту. 

Почему касса не передает чеки и как это исправить 

Причины, по которым онлайн-касса перестала передавать чеки ОФД, могут быть разными. Вот основные из них.

• Отсутствует подключение к интернету – продолжать работу можно, но важно проконтролировать, чтобы все документы были отправлены оператору точно в срок. 
• Неисправно кассовое оборудование или фискальный накопитель – торговать с неисправной кассой строго запрещено. Даже если чеки пробиваются, они будут считаться недействительными. В таком случае нужно обратиться к поставщику для проведения ремонта или замены ККТ.
• Проблемы на сервере ОФД – временные трудности, которые, как правило никак не влияют на работу. 

Какой бы ни была причина неисправности, чтобы не нарушить закон и не получить штраф, постарайтесь выявить и устранить проблему в кратчайшие сроки. 

Нужна помощь?  Оставьте заявку и мы вам перезвоним